Chile Campeón Copa América y la Dirección de Proyectos

GanadorCopaChile_Ferplei-660x350Estas palabras que antes se veían lejanas, hoy es una realidad. Sí, Chile Campeón de la Copa América 2015. Nunca pensamos vivir este momento, y que mejor junto a nuestros hijos e incluso algunos con nietos, eso es historia señores, historia que se escribirá en los libros de nuestro país y de los cuales fuimos testigos.

Pero a los que nos convoca, ¿sabían que este triunfo tiene mucho que ver con la dirección de proyectos? Efectivamente, por varias razones estos dos eventos se relacionan. ¿Si Sampaoli aplicó dirección de proyectos?… no lo creo, pero si hay muchas cosas comunes entre estas dos situaciones.

¿Por qué muchos de los jugadores son más eficientes en la selección que en sus equipos residentes? ¿Qué hace que esos jugadores se empoderen? ¿Cómo logran esa motivación?

Pues bien, las vamos a ir aclarando una a una.

En PMO2Win creemos que los elementos que son comunes entre este triunfo y la dirección de proyectos son:

  • Rigurosidad (el horario, el entrenamiento, ensayar varias veces las mismas jugadas. Si no sale a la primera, saldrá a la segunda, tercera, cuarta, etc. No importa si no sale, lo que vale es seguir insistiendo. La insistencia, la perseverancia, la constancia son elementos de la rigurosidad. Rendir más allá de lo que crees que puedes dar. El discurso de Sampaoli es: creer en lo que cada jugador puede ser y convertirlo en algo mejor, muy parecido a una frase de Goethe: “Trata a un hombre tal como es y seguirá siendo lo que es. Trata a un hombre como puede ser y lo convertirá en algo mejor de lo que es”. El trazó un plan, marcó prioridades, los convenció de “ganar-ganar”).
  • Convencimiento (efectivamente, estar seguro de lo que se sabe, de lo que se quiere hacer. Lo que pasa en los proyectos, que muchas veces no estamos muy convencidos de lo que hay que hacer e incluso el cliente no lo tiene muy claro. El poder de la persuasión es la capacidad de inducir creencias y valores en las personas, influyendo en su manera de pensar y actuar, ya sea para cambiar, formar o reforzar sus actitudes. Por eso uno veía en las noticias al DT conversando en forma individual con sus pupilos. La pregunta ¿Cómo Jefes de Proyectos nos damos el tiempo de “conversar” con cada uno de los miembros del equipo? ¿Conocemos el interés de cada uno de ellos y que entiendan también el interés del Líder? Si es importante ponerse en el lugar del otro y no pasar a llevar sus creencias y valores. Esto quiere decir que convencer o persuadir no es lo mismo que manipular).
  • Disciplina (Como se dice en todas las actividades exitosas…80% es disciplina y 20% talento. Sampaoli nunca perdió el sentido de combatividad, el sentido de pertenencia en cada uno de los jugadores. Generar una conciencia positiva en el grupo, podemos, somos ganadores, dispuestos a todo – en la dirección de proyectos lo podemos entender como dispuestos al cambio. Fundamental el rol directivo, la educación, la puntualidad, emplear métodos o técnicas que permitan ir evaluando cada situación, cada problema. Acuérdense que los trabajadores son el fiel reflejo de sus superiores).
  • Pasión (de hecho para algunos jugadores esto es un juego, les encanta lo que hacen. Eso es esencial en el trabajo. Que no hagas las cosas porque sí o porque te obligaron o porque hay que hacerlas, es porque te gusta. La pasión por el trabajo y el empeño, lo reflejas en cada cosa que haces. Siempre será mucho más agradable y gratificante si estamos enamorados de nuestro trabajo, como bien lo dice la frase de Confucio: “Elige un trabajo que te guste y no tendrás que trabajar ni un día de tu vida”. Si disfrutas lo que haces de inmediato se nota y contagias a las personas a tu alrededor de forma positiva).
  • Confianza (confiar en lo que se está haciendo, en la estrategia, en el resultado, en la gente, en el equipo. El tener desafíos, el sentir que el trabajo aporta valor, y que se puede aprender y crecer allí permite que el equipo construya una alta motivación y que en consecuencia, se genere un mejor clima laboral. La confianza es la que hace posible nuestras relaciones personales y comerciales, y nos afecta tanto en el quehacer diario como en nuestra proyección a largo plazo. Igual de importante es la confianza en los proyectos. La confianza es la que permite cambiar amenazas por oportunidades, resolver dificultades eficientemente, y lograr un alto desempeño. Un plan consistente y consensuado es el primer paso para generar confianza, ya que tiene mayores probabilidades de cumplirse que uno creado a puertas cerradas, o con hipótesis no confirmadas con el equipo de proyecto. Cuando digo plan, me refiero no solo al cronograma, el alcance, y el presupuesto, sino que incluyo también el plan de comunicaciones, riesgos, calidad, adquisiciones, RR.HH., etc. Debemos tener presente que cada empresa posee su propia cultura y procesos, y esto afecta a su forma de comunicarse y tomar decisiones. Tener en consideración estos aspectos nos permite ajustar la gestión de proyecto a cada cliente, tal que resulte eficaz y eficiente, y por lo tanto confiable).
  • Compromiso (las personas comprometidas con el resultado, con el sacrificio, con la estrategia, si bien, Sampaoli en el proceso también perdió, una derrota no necesariamente debe cambiar la estrategia. Ser consecuente, insistir en el camino, es lo esencial para los resultados se ven en el largo plazo. El compromiso se produce cuando en una persona surge una relación de afecto, un vínculo emocional, que le lleva a darse, a identificarse con una persona, con una idea, con una organización. El concepto de “compromiso laboral” se identifica en las empresas como el vínculo de lealtad por el cual el trabajador desea permanecer en la organización, debido a su motivación implícita. El compromiso es invisible, pero uno sabe cuando existe. Uno sabe quién está comprometido con un proyecto y quién no. Normalmente podemos identificar a quienes están comprometidos con nuestro grupo u organización, proyecto o iniciativa. Las personas se comprometen con un grupo organización, o con una empresa, cuando realmente creen que es importante. Se aparecen, continúan y se apegan a ella. A menudo dan algo de sí hasta que se sienten incómodos o deben hacer algunos sacrificios. Se interesan por las metas del grupo y por las personas del grupo).
  • Motivación (mantener el equipo o la gente altamente motivada, entusiasmada, con energía. Es el proceso que impulsa a una persona a actuar de una determinada manera o por lo menos origina una propensión hacia un comportamiento específico. La palabra Motivación deriva del latín Motivus, que significa “causa del movimiento”, el concepto motivación lo conforma la palabra MOTIVO y ACCION, eso significa que para que un empleado se encuentre motivado y este comprometido con la empresa y rinda al 110% debe tener un motivo que lo lleve a la acción).
  • Credibilidad (creer en ellos, en su desempeño, en su actitud es esa la credibilidad personal, es el activo más valorado en todas las relaciones, tanto personales como de negocios. La gente tiene o no tiene credibilidad ante los demás. Cuando tienen credibilidad, se hace el trabajo, los objetivos se cumplen, y suceden cosas extraordinarias. Cuando no sabes lo que pasa, el trabajo no se hace o se hace mal, los objetivos no se cumplen o se cambian constantemente, y por desgracia, la gente apenas trabaja con un mínimo esfuerzo. Sin embargo, la credibilidad no se gana de la noche a la mañana, más bien, son las acciones del día a día que influyen en que su equipo no sólo va a seguir, sino también va a dar un paso más. Estas acciones del día a día van creando una cuenta de credibilidad que, como una cuenta bancaria, genera depósitos y retiros.
  • Cada supervisor comienza con una cierta cantidad de créditos en su cuenta. Esta cantidad varía en función de las calificaciones del líder, la reputación y el estilo personal. Todos los días, los depósitos (experiencias positivas) y retiros (decepciones) se equilibran en esta cuenta).
  • Flexibilidad (si, una estrategia flexible, adaptable al medio. Tener que cambiar las posiciones y tácticas en función de quién te toque jugar en las distintas fases. Saber adaptarse a cualquier situación, pero sin dejar de ser uno mismo. Sampaoli puso a algunos jugadores en diferentes posiciones, dependiendo de qué equipo tienen al frente. Los grandes científicos están de acuerdo en que: sobreviven solamente aquellas especies cuya capacidad de adaptarse es sobresaliente en el medio en donde viven. La flexibilidad es la gran capacidad de adaptarse rápidamente a las circunstancias, los tiempos y las personas, rectificando oportunamente nuestras actitudes y puntos de vista, para lograr entonces una mejor convivencia y entendimiento con las demás personas en el medio. En ocasiones se ha entendido a la flexibilidad como “ceder” siempre para evitar conflictos, pero ser flexibles no significa nunca dejarse llevar y ser condescendientes con todo y con todas las personas. Aprende a escuchar atentamente y a observar con atención todo lo que ocurre a nuestro alrededor, constituye el punto de partida para tomar lo mejor de cada circunstancia y hacer a un lado todo aquello que objetivamente no es conveniente).
  • Apoyo (apoyar a la gente a pesar de las caídas. A eso le podemos llamar cercanía, pero con disciplina. Potenciando siempre la autodirección, ayudar a conseguir el resultado. Cuando logramos el resultado esperado nos sentimos bien con nosotros mismos. Mantener el equilibrio entre resultado y satisfacción personal es fundamental para el espíritu y resultado de la empresa. Claro que todo apoyo y resultado viene acompañado de una evaluación de desempeño. De medir, controlar, identificar las desviaciones para corregir. Todo esto acompañado con mucha, mucha paciencia).
  • Finalmente, creerse el cuento. Si, tal cual, creerse el cuento. Estar convencido de lo que vales. De tu experiencia, de tu conocimiento, de lo que eres. Hemos escuchado mucho la palabra “empoderarse”. Me quiero, creo en mí. Los comentarios negativos me potencian, me ayudan, son un refresco, pues me hacen pensar y reposicionarme. Lo que se lo comparto, ayudo a los demás. Tengo confianza en lo que voy a lograr, no importa el camino, sólo quiero disfrutarlo. Como dice Alexis Sánchez, el fútbol para mí es un juego, lo disfruto y me encanta jugar).

Todo tiene que ver con el liderazgo, la comunicación y la empatía.

Lo mismo se aplica en la dirección de proyectos. Si se dan cuenta, casi todo lo planteado en este artículo está relacionado con temas “comunicacionales”, con las famosas “habilidades blandas”.

Lo hemos dicho muchas veces, el 80% de los problemas en los proyectos tiene que ver con temas comunicaciones y el 20%, con temas técnicos. Con pequeñas acciones se puede lograr aumentar de forma significativa el nivel de motivación de los empleados. Como punto principal se encuentra la comunicación, ya que la comunicación es la base principal sobre la que se sustenta el que las personas se sientan realmente motivadas, saber comunicar correctamente evita malos entendidos, crea confianza, establece vínculos, genera entusiasmo y establece lazos de unión más que cualquier otro medio.

Una buena comunicación reforzará los pilares de la motivación del empleado, proporcionándole el MOTIVO que necesita para pasar a la ACCION y permitiendo que estos recobren su entusiasmo y compromiso, elevando así las posibilidades del éxito de la empresa.

Las personas muestran su compromiso de diferentes maneras:

  • Llegan al lugar temprano para verificar que el proyector y el servicio de coffebreak están OK.
  • Permanecen en el grupo cuando las cosas se ponen difíciles.
  • Se quedan hasta más tarde para ayudar a ordenar, barrer y lavar la vajilla que se ensució en la fiesta (que era de todos).
  • Cuando son apoyados a pesar de su equivocación.
  • Cuando existe una causa noble para apoyar (léase Teletón por ejemplo).
  • Cuando simplemente lo pasan bien.
  • Asumimos una postura común cuando comienzan hacer ataques a alguien del equipo. Todo esto lo entendió Sampaoli y lo supo aplicar. Por eso en PMO2Win sugerimos algunos aspectos claves para que tu equipo de proyecto también gane una “copa”:
  1. Comprender a los demás. Es muy importante darse el tiempo de conocer a tu equipo, involúcrate en los propósitos más profundos de cada integrante. Si no logras conocer exactamente las expectativas individuales, este intento te puede jugar en contra.
  2. Asistir en pequeñas cosas. Las pequeñas amabilidades y cortesías son importantes, van abonando a la cuenta de credibilidad. Las pequeñas descortesías pueden hacer grandes retiros. En las relaciones, las pequeñas cosas son las cosas grandes.
  3. Aclarar las expectativas. Si se trata de quién hace qué en el trabajo o quien alimenta a los peces y quien saca la basura, entonces provocamos que las expectativas sean poco claras o ambiguas y conducen a la incomprensión y a la pérdida de confianza.
  4. No demuestres favoritismo. La gente hace juicios sobre lo que ve en el trabajo. ¿Son ascensos justos? ¿Es la igualdad de trato para todos igual? Si la respuesta es negativa a los ojos de su equipo (independientemente de la verdad de la cuestión – es su punto de vista), entonces esta percepción de injusticia se interpondrá en el camino y desgastara las relaciones.
  5. Haz lo que dices que vas a hacer. Los supervisores creíbles deben recordar las promesas que hacen, tomar el curso de acción apropiado, y dejar que su equipo se entere de lo que se ha hecho. Si le dice a María que va a revisar algo por ella, lo hace. Y si no tenemos la intención de hacer algo, nunca digas que lo harás.
  6. Velar por el interés “ajeno”. Es deseable que, a través de nuestras acciones, al cliente le quede claro que velaremos tanto por los intereses de nuestra compañía como por los suyos. El cliente no debería tener dudas sobre nuestra actitud con respecto del alcance comprometido, pero también debería saber que no nos saldremos del mismo fuera del mismo. Durante la ejecución deberemos visualizar y alertar (políticamente y con los recaudos necesarios) sobre posibles demoras o inconsistencias en los procesos que pueden afectar al proyecto. Estas son acciones proactivas que permiten mantener el proyecto en curso y bajo control, a la vez que evitan sorpresas y dan seguridad a nuestra gestión.
  7. Objetivos claros para el Equipo. Con nuestro equipo de proyecto, debemos ser claros en la definición de objetivos desde el primer momento, promover un clima de colaboración y respeto que permita su desarrollo y el de sus miembros, aislarlo de interferencias externas, y estar atento a las necesidades del grupo para poder actuar preventivamente. De todos modos debemos saber que, en un proyecto corto y con un equipo nuevo, podemos esperar lograr la confianza del grupo y consolidar nuestro liderazgo solo al final del proyecto (que de todos modos no es poco, ya que el cierre suele ser una de las etapas más difíciles y donde más liderazgo se necesita).
  8. Buena relación con los proveedores (cercanía). Con respecto a nuestra relación con los proveedores, debemos hacerle saber que le exigiremos todo lo contratado, y nada más de lo contratado. Que cuidaremos de sus intereses, y no le pediremos trabajos extras, ni le haremos hacer retrabajos debidos a una mala gestión o a nuevas exigencias del cliente fuera del alcance convenido. También es útil acercarnos al proveedor al inicio del proyecto, presentarnos, escucharlo, comunicarle los objetivos de su provisión, e informarle los detalles del proyecto que pueden afectarlo. Muchas veces con este acercamiento logramos, no uno, sino varios objetivos, tener un mapa más exacto de cómo es el proveedor, abrir un canal de comunicación (el cual hará más fluida la coordinación), y generar compromiso de su parte al integrarlo al proyecto. En resumen deberíamos tratar de facilitar la provisión de los proveedores, tal que sea correcta y eficiente. Una vez que el proveedor nos vea como su aliado, será mucho más sencillo obtener flexibilidad y adaptarse a los cambios.

Algunos consejos

  • Crear entregables tempranos, y cumplir rigurosamente con sus entregas, por ejemplo minutas de reunión, entrega de información, respuestas, entregas parciales.
  • Tener en claro las expectativas de los stakeholders, y si no serán alcanzables informarlo lo antes posible.
  • Prometer solo si se está seguro de que se podrá cumplir, o en el caso contrario solo comprometernos a intentarlo.
  • Ser y mostrarnos abiertos en las discusiones, mostrando nuestros puntos de vista e intereses, y tratando de crear soluciones ganar-ganar.
  • Comunicar claramente objetivos y expectativas al equipo.
  • Ser prolijo en la relación, mantener las formalidades.
  • Ser puntual.
  • Ser prolijos en nuestro aspecto personal, vender la imagen.
  • En las primeras instancias del proyecto no cometer errores ni incumplir con las obligaciones, las primeras impresiones de nuestro desempeño poseen mucho más peso que las posteriores. No hay una segunda oportunidad para una primera impresión.
  • Utilizar nuestra reputación dentro de la compañía como referencia para iniciar la relación con el nuevo equipo de trabajo.
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