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Las deficiencias en la toma de decisiones afecta a las empresas

gladiador“Sea que nos guste o no nos guste, todo lo que está sucediendo en este momento es producto de las decisiones que tomamos en el pasado”. (Deepak Chopra)

Un tema fundamental en la Dirección de Proyectos tiene que ver con los procesos de toma de decisiones. Evidentemente las deficiencias en la toma de decisiones afectan directamente el desempeño de toda organización por lo que el asunto suele ser altamente sensible a la hora medir el rendimiento de las empresas.
El problema es que muchas veces se cree que la toma de decisiones es algo que le compete únicamente al nivel ejecutivo, es decir, a la alta gerencia. Pero ese es un gran error. La toma de decisiones se ejerce en todos los niveles dentro de la empresa.

Ocurre que no nos atrevemos a tomar decisiones, pues si nos equivocamos podemos poner en riesgo nuestra estabilidad laboral.

Esta actitud está muy relacionada con:
• La falta de liderazgo
• Las falencias del trabajo en equipo
• Problemas de actitud en las personas (falta de involucramiento, escasa proactividad)
• El impulso natural de adoptar siempre una posición cómoda

Donde reina el caos (que es en la mayoría de los proyectos) es muy fácil no asumir responsabilidades y ver todo desde la vereda del frente.
Pues bien, ¿cómo enfrentar los riesgos, la inseguridad, la incertidumbre? ¿Cómo lograr que los ejecutivos se involucren en los proyectos? Es nuestro tema de la semana.

Profesionalizar la toma de decisiones
El reverendo Theodore Hesburgh dijo una vez: “Mi principio básico es que no deben tomar decisiones porque sean fáciles, ni tampoco porque resulten económicas, ni porque sean populares, deben tomarlas porque sean las correctas”.
Se dice siempre que la toma de decisiones es el pan de cada día de los hombres de negocios. No obstante, hay muchísimas organizaciones que experimentan todo tipo de falencias precisamente en este punto crucial de su funcionamiento.
Es un lugar común ya a estas alturas constatar que el contexto en que se desenvuelven las empresas modernas se vuelve cada vez más complejo y competitivo. Pero ese es el escenario en que nos tocó vivir, no hay otro. Y es en ese escenario, donde lo único seguro es la incertidumbre, que tenemos que desenvolvernos y tomar decisiones día tras día.
Pues bien, consideremos por un momento este complejo y peligroso escenario en que nos movemos cotidianamente como la arena del Coliseo romano: es decir, somos gladiadores. El mundo nos mira. Si lo hacemos bien, el emperador (el mercado) levantará su pulgar. Si lo hacemos mal… ya sabemos lo que pasará.

Bien… estamos solos en la arena, protegidos apenas por un casco, un escudo pequeño y una especie de armadura de cuero que cubre parte del brazo y pierna derechos (son nuestras competencias, el conocimiento acumulado, la experiencia). Vamos armados además con una espada corta o gladius (nuestra inteligencia, nuestra voluntad y capacidad de raciocinio).

El mundo nos quiere comer…
De pronto se abre una compuerta en el suelo y aparece nuestro enemigo más temido, con el que tendremos que trabarnos en mortal combate. Es la incertidumbre, la información confusa y ambigua e, incluso, la falta total de información. Representa también la compleja trama de intereses cruzados que nos acosan a diario: intereses externos, internos, presiones políticas, laborales, económicas, financieras, etc.

¿Qué hacer?
En primer lugar, reconocer el problema: es crucial optimizar nuestro propio proceso de toma de decisiones. Muchas de las decisiones que se toman en una organización no llegan jamás a ser implementadas, o por lo menos no en la forma en que se planificó en un principio. Esto quiere decir, se toman decisiones correctas, pero la implementación es defectuosa.

¿Cuáles son las posibles causas de esta falta de claridad en los procesos de implementación de las decisiones que se toman?

Preguntas sacan preguntas: ¿Tenemos claro cuáles son las decisiones críticas de nuestro negocio? esta pregunta conlleva a otra muy básica, ¿tenemos claridad de cuál es nuestro negocio? Pues si estas decisiones críticas no se están tomando en el nivel adecuado corremos el riesgo de dejar nuestro flanco más débil completamente expuesto para el ataque de nuestro enemigo mortal (ya saben, estamos en la arena del coliseo…).

Por otro lado, ¿tenemos meridianamente claro cómo opera el proceso de toma de decisiones en nuestra empresa? ¿Están los niveles en que radica la responsabilidad de tomar las decisiones clave de nuestro negocio en disposición de la información pertinente y adecuada para ejercer sus funciones? ¿Está bien repartido el naipe en este punto? Como quien dice, ¿sostenemos la espada con nuestro brazo más hábil e idóneo? Sorprendería saber cuántas empresas “diestras” toman su “espada” con la mano izquierda…

Pues −lamentamos decirlo− si las decisiones claves no están bien identificadas, si no son resorte de las personas idóneas y si desconocemos el proceso mediante el cual se toman, estamos muertos. Como quien dice, el negocio se nos viene a pique. El cruel e indiferente emperador bajará el pulgar… y el enemigo asestará su golpe en nuestra yugular.

Incertidumbre e improvisación
Suele suceder que no se maneja bien el tema de la incertidumbre, se improvisa demasiado, se generan múltiples conflictos de intereses, lo que ayuda a que cobre vida al interior de la organización la ley de la selva (la sobrevivencia del más fuerte: gana el que grita más fuerte, el que maneja mejor sus redes de contactos o tiene mayor “presencia”). Así las cosas, sobreviene muy rápido la falta de compromiso.
Por lo demás, esta falta de sistematización y control de los procesos de toma de decisiones impide a la organización aprender de su propia experiencia. Una y otra vez seguiremos cometiendo los mismos errores.
¿Cómo abordar este combate decisivo para nuestra supervivencia como empresa?

La forma en que se despliega el proceso de toma de decisiones resume la cultura organizacional de una empresa. Este modo de ser responde al conjunto de creencias, al carácter y a las prácticas gerenciales adoptadas por la alta administración.

Sin embargo, independientemente de estos factores, hoy en día disponemos de muchas herramientas, normas de procedimiento y metodologías que ayudan a gestionar adecuadamente los procesos de toma de decisiones. Lamentablemente, por regla general las empresas invierten poco en estos mecanismos, lo que las vuelve más vulnerables a la incertidumbre y los vaivenes del entorno global.

Para mejorar este aspecto crucial del qué hacer corporativo no deberíamos enfocarnos exclusivamente en las habilidades de los altos ejecutivos, sino adoptar una mirada integral que considere la tecnología, las metodologías, la cultura, la estructura organizacional y el desarrollo de competencias por sobre el aspecto individual. Es decir, y sin que esto signifique despersonalizar los procesos, debieran adquirir más protagonismo las herramientas, técnicas y modelos matemáticos que, adoptados por los individuos, los ayuden a perfeccionar los procesos involucrados.

Entre las variables a considerar, tenemos:
La estructura y dinámica organizacional: A veces son las propias estructuras y dinámicas de las empresas las que obstaculizan los procesos haciéndolos más lentos e incluso inefectivos. Algunos factores que inciden en este tema son:
• El nivel de centralización o de descentralización existente
• El rango de control y de mando
• El nivel de verticalidad u horizontalidad
• El nivel de flexibilidad
• El manejo abierto o cerrado de la información (información compartida o compartimentada)
• Etc.

La cultura empresarial: Peter Drucker decía que “la empresa es un proceso social con resultados económicos y no un proceso económico con consecuencias sociales”. Casi por regla general las empresas líderes se ocupan de reforzar sistemáticamente los procesos sociales involucrados en los ambientes de trabajo (comunicación efectiva, inteligencia emocional, etc.). Estos aspectos culturales devienen en elementos fundamentales para generar actitudes positivas en el entorno laboral que propendan a facilitar una buena toma de decisiones.

Procesos y metodologías: Contar con buenas herramientas de análisis, así como con rutinas y prácticas sistematizadas, nos ayuda a enfrentar la complejidad de estos procesos de la mejor manera posible. Entre estas herramientas podemos mencionar el análisis de portafolio, el diagrama de caracterización, la simulación de Montecarlo, el análisis de opciones reales, los diagramas de influencia, el flujograma de procesos, los análisis de sensibilidad, la tormenta de ideas, la sinéctica, etc.

La aplicación de estas herramientas nos permite realizar controles de calidad antes de tomar cada decisión incorporando, sistemáticamente, toda la información relevante para cada desafío, lo que a su vez proporciona la oportunidad de generar aprendizajes que retroalimentan a la organización.

Conclusión
Como hemos visto, existe una gran cantidad de acciones susceptibles de ser implementadas para perfeccionar y profesionalizar los procesos de toma de decisiones. Por regla general, las empresas que aplican estas herramientas experimentan un impacto positivo directo en sus resultados operacionales transformándose en líderes en sus respectivos sectores de actividad.
Además, como un efecto colateral nada despreciable, suele verificarse una ostensible mejora del clima laboral al interior de la empresa, lo que a su vez incrementa la calidad de vida de todos los empleados.
En esta materia, hemos de seguir el consejo de Benjamin Franklin que decía que “la peor decisión es la indecisión”. Después de todo, sólo los gladiadores que toman las decisiones correctas salen bien parados de las ensangrentadas arenas del coliseo…

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  1. morgana
    21 febrero, 2013 en 10:34

    Esta es una realidad que viven muchas empresas hoy en día , pero aun en nuestro país el empresario pone lo económico ante lo social de su propia empresa . Aun no se da cuenta que las personas son las que hacen el ser de su negocio.
    La alta rotación de personal en las empresas es una consecuencia de no sentirse parte de ella , donde no hay compromiso por parte del trabajador , sentido de pertenencia , inexistencia de trabajo en equipo.

    Ser buenas personas , felices en nuestras vidas, nos hace más productivos .

    Dar una sonrisa es gratis .

  2. Alberto Buckle
    23 febrero, 2013 en 3:11

    Buenas noches amigos; Un tema tan interesante y felicito porque ahora se este asumiendo y desarrollando lo fundamental para la mejor dirección de proyectos en las empresas, y que hasta hace un tiempo se manejaba con una óptica totalmente distinta, la responsabilidad orientaba solo nivel ejecutivo de alta gerencia y en ningún caso traspasada como debe ser a todos los niveles y efectivamente la responsabilidad en la toma de decisiones es de todos, en mi caso debo agradecer mi experiencia como oficial mercante y capitán de nave en donde el protocolo de responsabilidad es de toda la tripulación, en mi caso particular donde observo que la marina mercante, pesquera y/o aviación comercial, este esquema de trabajo y responsabilidad se ha desarrollado casi de siempre la cultura de manejar con otra visión el manejo de responsabilidades globales, en las empresas donde me desempeño y/o asesoro, por ello hoy felicito a quienes están ”atacando a fondo este tema” y que podemos traslapar a los diferentes ámbitos de nuestro día a día y desde luego poder preparar protocolos globales orientados a ejercitar la responsabilidad de todos en las empresas, y lograr a futuro obtener buenos lideres y de trabajo en equipo,,,,,,,

  3. Jaime Soto Figueroa
    3 marzo, 2013 en 17:18

    Lo que nadie toma en cuenta son los incentivos, la pasión, la vocación, el fanatismo, que lo es todo, y como lograrlo.

    Muchas empresas latinoamericanas y chilenas en particular son como dictaduras, en que los ejecutivos son totalmente ignorantes de la magnitud de los problemas técnicos, y los ingenieros y técnicos que están metidos directamente en la resolución de los problemas no tienen ni el poder ni los incentivos para crear las soluciones.

    Si los ingenieros están motivados, lo están mas bien en forma personal, a pesar de sus malas calificaciones y a pesar de las dificultades irremontables para darse a entender.

    Otro asunto es el de los incentivos a la creatividad en Chile, donde todo lo que un ingeniero invente pertenece a la empresa, es como trabajar para el estado soviético, donde todo invento pertenecía al estado.

    Aun no llega a Chile el concepto aplicado ya hace 50 años en las empresas tecnológicas de Silicon Valley CA, donde los ingenieros inventores reciben dividendos calculados finamente por su contribución a las patentes e inventos, patentados o no, a los que hayan contribuido, entonces los incentivos allá son descomunales, y también llegan a los “free lancers”, que son diseñadores subcontratistas de la empresa, allá hay una ecología de incentivos a la creatividad, y lo he visto, pueden estar un Sábado a las 4 de la madrugada en el laboratorio hasta que las pruebas tienen éxito, todo el laboratorio lleno de tazas de café y pasteles a medio comer, es impresionante lo que hacen los incentivos personales a favor de las empresas.

    En Chile por el momento es un problema insoluble, hay mentalidad de empleado público asalariado de 9 a 5, y los Viernes, zapato de clavos, así no se llega al desarrollo.

  4. Verónica Aparicio J.
    4 marzo, 2013 en 0:05

    Buenas noches, excelente artículo y comentario. Hay que recuperar la pasión por nuestro oficio, considero que debemos escuchar la experiencia del personal de la línea, creer y dar la oportunidad de liderar su entorno para que nazca en ellos el compromiso, lealtad y el sentido de pertenencia. Al recuperar esos valores los resultados serán infinitos.

  5. Patricio
    10 marzo, 2013 en 18:44

    Excelente artículo. Personalmente y supongo que a muchos les ha pasado haber trabajado en las dos caras de la moneda y la diferencia es sustancial, no me refiero en términos financieros sino al ambiente laboral que finalmente hace la diferencia entre una empresa que se preocupa por su gente y las que no.

  6. Jaime Soto Figueroa
    10 marzo, 2013 en 20:20

    Ojala que esta discución se renueve, que no se pierda, que el tema sea repuesto, es un tema fundamental

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