¿En qué ayuda la Dirección de Proyectos en la empresa?

project-meetingsHay una frase para el bronce que he visto atribuida a diversos autores en Internet: “Si crees que la formación es cara, prueba con la ignorancia…”. Magistral. Aquí podríamos hacer un pequeño ajuste y decir: “Si crees que la implementación de Dirección de Proyectos en un área de tu empresa es cara… prueba a no hacerlo”.
Valga este preámbulo para introducir el tema de esta semana. Es que hemos decidido hacernos una pregunta de Perogrullo: ¿qué beneficios obtiene una empresa en el corto, mediano y largo plazo al implementar una metodología de dirección de proyectos?

En muchos casos −de hecho, en la mayoría de las empresas y organizaciones de todo tipo, incluidas las estatales− los proyectos no terminan en el plazo previsto, ni se ajustan a los costos estimados. Tampoco los resultados logran tener el alcance buscado.

¿Por qué ocurre esto?
Vamos por parte.

Imaginemos por un momento que nos traemos entre manos un proyecto de una nueva planta de producción que generará ingresos por unos 10 millones de dólares al año con utilidades de 1,5 millones.

Hagamos el ejercicio partiendo por algunos supuestos:
Supongamos que la fecha fijada para el comienzo de la producción fue el 30 de septiembre del año 2012… pero que, debido a dificultades de diversa índole, este inicio se ha postergado para marzo de 2013. Pues bien, seis meses de retraso le ocasionarán a la empresa pérdidas por unos 5 millones de dólares. Por su parte, esta pérdida de ingresos proyectados generará a su vez un menoscabo de unos 750 mil dólares por concepto de utilidades. Y, ojalá que no nos encontremos con nuevos incidentes o problemas, pues volvería a retrasarse.

Este tipo de percances sucede mucho más de lo que se imagina la mayoría de la gente. En este caso hipotético, queda más que claro el beneficio de la implementación de la Dirección de Proyectos en un área o departamento le aportaría a esa organización en particular.

A este género de contratiempos hay que agregar muy frecuentemente el alto nivel de improductividad en los mismos proyectos, factor que, multiplicado por todos los proyectos que se llevan a cabo en el curso de un año, acrecienta las pérdidas de las empresas hasta llegar a niveles difícilmente dimensionables.

En este punto queremos dejar sentado un concepto de vital importancia en nuestra disciplina: LOS PROYECTOS NO TERMINAN MAL… PARTEN MAL. Esto es taxativo. No hay más. Alguien dijo una vez: “Un proyecto se atrasa un año de día en día”. No hay nada más cierto. En lugar de esperar que el proyecto esté varios meses atrasado, porque no se hizo nada cuando estaba con un día de atraso.

 

Gestión de Proyectos
Básicamente la gestión de proyectos consiste en conseguir que la ejecución de un proyecto se produzca dentro de los límites de un marco de tiempo predeterminado, respetando a su vez los alcances, especificaciones de calidad y pautas presupuestarias establecidas de antemano.

Los proyectos son procesos muy dinámicos. Suele suceder que muchos proyectos que en el papel asoman como exitosos fracasen estrepitosamente sin que sus responsables sepan muy bien la razón de su naufragio. Y es que hasta las ideas más brillantes pueden fracasar de manera rotunda si no se pone especial cuidado en las formalidades que contribuyen a que su materialización calce con la realidad. Una cosa es pensar el cuadro y otra pintarlo. Si fuera tan sencillo todos podríamos pintar la Mona Lisa o la Última Cena, sólo por citar un par de ejemplos de “proyectos” exitosos, en este caso pictóricos.

Las virtudes de Da Vinci, volcadas brillantemente en la superficie impoluta de los lienzos o muros en que materializó su arte, corresponden a la maestría en el uso de pigmentos y pinceles. Lo mismo sucede con el Director de Proyectos, cuyos materiales son los atributos propios de la gestión de proyectos: liderazgo, visión, iniciativa, conocimiento del entorno, habilidades de comunicación, inteligencia emocional, capacidad de resolución de conflictos, etc. Pero, como hemos dicho en otros artículos, el liderazgo no sólo una habilidad que debe poseer el Gerente del Proyecto, el liderazgo se ejerce en todos los niveles de la organización, por ende todo el equipo del proyecto.

Dirigir, administrar un proyecto significa hacer bien las cosas. En todas las oficinas de los Directores de Proyectos debiera haber un letrero que diga “NO ME APUREN, TENGO PRISA”. Pues si en tantas organizaciones hay tiempo para hacer dos o tres veces las mismas cosas (una de las rezones por las cuales se atrasan los proyectos, el retrabajo o el rehacer las cosas)… ¿por qué no hacerlas bien a la primera? ¿Se entiende?

 

Respondiendo a nuestra pregunta inicial
¿En qué ayuda la dirección de proyectos en la empresa? La respuesta es muy simple: la Dirección de Proyectos ayuda a disminuir la ineficiencia y a ser más productivos. Esto es como decir que dos más dos son cuatro. Por regla general hacer bien las cosas trae como consecuencia casi inevitable, entre otras cosas, el cumplimiento de los objetivos trazados y la materialización de las ideas esbozadas en el papel. Estamos hablando, en suma, de la satisfacción del trabajo bien hecho, de la superación, del éxito.

Pero, en general, en las empresas se mira la solución puntual de los problemas satélites dejando de lado la solución general. ¿Se acuerdan cuando hablamos de la visión de conjunto…? (VER)

Con tanta frecuencia se privilegia el tema técnico por sobre la capacidad de gestión. Se da respuesta a qué vamos hacer y cómo… pero no se analizan los riesgos, las amenazas, los problemas potenciales y, menos aún, se hace un análisis de los proyectos anteriores. Es decir, se pasa por alto las lecciones aprendidas. No dejemos de lado, la falta de toma de decisiones.

Según el dicho, el hombre es el único animal capaz de tropezar dos veces con la misma piedra. Es lo que ocurre con las organizaciones que no aprenden de su historia: se siguen cometiendo los mismos errores permanentemente. Se siente uno tentado a decir, se equivocan con premeditación y alevosía.

Además, las reuniones son muy técnicas y no se transparentan los problemas. Todo se mira desde la “vereda del frente”. ¡Es el otro el que tiene la culpa…! (excusa a menudo utilizada justo cuando el otro no está en la habitación).

La mayoría de los fracasos de los proyectos se deben a la ocurrencia de cambios en los objetivos estratégicos, a la falta de respaldo de la alta gerencia, a la mala utilización de metodologías de trabajo y a problemas de relaciones humanas, es decir, a la mala comunicación, el mal manejo de conflictos, la resistencia al cambio, etc.

El desafío principal para quienes deciden liderar el cambio de enfoque es gestionar el cambio cultural implícito en la aplicación de los nuevos métodos de gestión. Pero el premio por hacerlo es grande y se reflejará en la rentabilidad de la empresa, el crecimiento, el incremento de la competitividad, etc.

En palabras del reconocido experto en desarrollo personal, Paul J. Meyer: “Cristaliza tus metas. Elabora un plan para alcanzarlas. Fíjate una fecha límite. Entonces, con suprema confianza, lleva adelante tu proyecto”.

Eso es, exactamente lo que hace la Dirección de Proyectos…

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  1. Julian Castellanos
    8 enero, 2014 en 20:15

    Muy buen articulo

  1. No trackbacks yet.

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