Pasos para realizar un Proyecto….como Dios manda

Todas las gestiones que se emprendan para realizar un proyecto son pasos dados hacia la racionalización de los recursos, la eficiencia y la rentabilidad del negocio. Pero como en todas las cosas, no es llegar y abrazarse. Teniendo siempre en cuenta que hay un  amplio margen para la libertad personal y la innovación, los pasos a seguir por cualquier organización que quiera cumplir con los criterios de excelencia en el ámbito de la Dirección de Proyectos son más o menos los mismos –casi como se tratara de una receta de cocina– y se encuentran definidos en la Guía del Project Management Institute, conocida por la siglaPMBOK® (Project Management Body of Knowledge).

El PMBOK® consta de una recopilación de procesos y de conocimientos generalmente reconocidos por ser parte de las mejores prácticas en la gestión de proyectos. Por lo mismo, es un estándar reconocido internacionalmente que provee los fundamentos de la gestión de proyectos en cualquier ámbito. Como tal, el PMBOK®reconoce 5 grupos o ciclos de procesos básicos –que a su vez agrupan unos 42 procesos– y 9 áreas de conocimiento comunes a casi todos los proyectos.

GRUPOS BÁSICOS DE PROCESOS

  1. Iniciación (formado por dos procesos): Un primer paso dado en la dirección correcta ayuda a llegar al destino propuesto. Como quién dice, nadie llega a Nueva York tomando un tren a Chillán. El Ciclo de Inicio es el primer grupo de procesos el cual básicamente  define y autoriza la ejecución del proyecto o una fase del mismo. Entre lo más relevante de esta fase está la realización del Acta de Constitución que es un documento en el cual se examina y registra toda la documentación relevante relacionada con el proyecto, contemplando la identificación clara y precisa del patrocinador y de todas las personas que tengan algún interés en el mismo. Además, se identifica y documentan las necesidades del negocio y se definen los entregables en el alto nivel. Se incluye también el resumen de alcance del proyecto. Por medio del Acta de Constitución se transfiere la responsabilidad del proyecto del patrocinador al Gerente de Proyectos.
  2. Planificación (20 procesos): Este es el segundo grupo de procesos. Lamentablemente, es uno de los más dejados de lado en las organizaciones. Aquí se define y planifica concienzudamente, paso por paso, cada una de las etapas del proyecto. Se trata de clarificar los objetivos y fijar un plan de acción acabado. Iniciar un proceso sin planificar equivale a internarse en alta mar sin instrumentos de navegación. Por supuesto, se puede variar el plan conforme avance el proyecto por circunstancias coyunturales, pero es imprescindible que exista un plan de acción. Este plan, junto con las métricas establecidas en él, debe ser seguido paso a paso para evitar que el proyecto se precipite en un punto de no retorno marcado por la pérdida de control de todo el proceso.
  3. Ejecución (8 procesos): La ejecución corresponde al tercer ciclo de procesos en la vida de un proyecto. Aquí se plasma en la realidad el trabajo definido en el plan. Implica la coordinación de individuos y recursos –tarea del PM y/o del Gerente de Proyectos–, así como la integración y realización de  las actividades del proyecto en conformidad con el plan establecido. Esta fase comprende ocho procesos principales, entre los cuales están la integración, la implementación del equipo de trabajo, la dirección y gestión del alto nivel, la calidad y el aseguramiento de la calidad, la gestión de recursos, las comunicaciones, la gestión de las expectativas y las adquisiciones.
  4. Seguimiento y Control (10 procesos): En este grupo de procesos el gerente se convierte como por arte de magia en auditor debiendo medir, supervisar y regular el progreso y desempeño del proyecto en todas sus áreas.Es decir, mide, supervisa y regula el progreso y desempeño del proyecto para identificar áreas en las que el plan requiera cambios. En esta fase están involucrados diez procesos relacionados con las actividades de integración, seguimiento y control del trabajo global, control de cambios, verificación y control del alcance, control de calidad, informes de rendimiento, y control del cronograma, costos, riesgos y adquisiciones.
  5. Cierre del Proyecto (2 procesos): En esta etapa se formaliza la aceptación del producto o servicio que es el resultado final del proyecto o de una fase del mismo. Por decirlo de alguna manera, siguiendo el ejemplo que pusimos al principio, en esta fase hemos llegado al destino que nos propusimos… es decir, como quien dice: “llegamos a Nueva York”. Por más que el proyecto haya culminado exitosamente, no debemos nunca dejar de lado el cumplimiento ordenado de esta última fase de todos los grupos de procesos, incluyendo el análisis de los resultados, la formulación de conclusiones, el intercambio de experiencias y la transferencia de conocimientos. Todo esto se hace pensando en el aprendizaje colectivo y en los proyectos futuros. Entre las actividades importantes a tener en cuenta en esta fase está la aceptación de entregables –validada por la aceptación del cliente o patrocinador–, la finalización formal de los procesos de adquisición de productos y servicios, incluyendo las inspecciones y facturas finales, las cartas de agradecimiento a los proveedores, el cierre y finiquito de los contratos, etc., además de la correcta catalogación y centralización de toda la documentación final.

Para finalizar, por nuestra parte recomendamos adicionar una última actividad –por supuesto, en categoría de no obligatoria, aunque recomendable– la celebración por el éxito alcanzado…

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Las nueve áreas del conocimiento que contempla el PMBOK® determinan el know-how relacionado con las siguientes tareas y sus consiguientes requerimientos:

  1. Gestión de la Integración del Proyecto: Esta área comprende los procesos y actividades requeridos para identificar, definir y coordinar los diversos procesos y actividades de la Dirección de Proyectos dentro de los grupos de procesos de gestión. Reúne en un todo integral el plan, la ejecución y el control de cambios.
  2. Gestión del Alcance del Proyecto: Procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya la totalidad de los elementos de trabajo requeridos para su finalización  exitosa (iniciación, definición y verificación de alcance, y control de cambios al alcance).
  3. Gestión del Tiempo del Proyecto: Procesos requeridos para administrar el cumplimiento de las metas del proyecto en los tiempos establecidos en el plan maestro. Consiste básicamente en la definición y fijación de la secuencia de las actividades involucradas, la estimación de duración de las mismas, el desarrollo del cronograma y el control de la programación.
  4. Gestión de los Costos del Proyecto: Procesos comprendidos en la planificación del presupuesto y el control de los gastos para ajustarse a las estimaciones presupuestarias del proyecto.
  5. Gestión de la Calidad del Proyecto: Procesos y actividades relacionadas con la planificación y aseguramiento de la calidad, incluyendo identificación de responsabilidades para cada etapa del camino.
  6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: Procesos relacionados con el uso eficiente de los recursos humanos, es decir, con la implementación de los equipos de trabajo, la planificación del trabajo, la organización, resolución de conflictos, capacitación, etc.
  7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Procesos requeridos para garantizar la recopilación, almacenamiento, disposición y entrega oportuna y eficiente de la información del proyecto, ya sea a los involucrados directamente y/o a los skateholders. Incluye los informes de desempeño y la documentación final del proyecto.
  8. Gestión de los Riesgos del Proyecto: Procesos relacionados con la identificación, análisis y capacidad de respuesta frente a los riesgo del proyecto a todo lo largo de su ciclo de vida.
  9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: Procesos de compra y/o adquisición de los bienes y servicios o resultados que es necesario obtener fuera de la organización, incluyendo la identificación de proveedores, la administración y el cierre de los contratos, etc.

Siguiendo esta estructura básica de procesos y cubriendo adecuadamente todas las áreas de conocimiento descritas aquí es prácticamente imposible que un PM, queriendo llegar a Nueva York, se encuentre de improviso comprando longanizas en el tradicional Mercado de Chillán (lo cual, probablemente, preferirá dejarlo para sus vacaciones de verano o una arrancada de fin de semana…).

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