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El Ciclo de Vida de un Proyecto.

Sin importar el proyecto en que nos involucremos, desde emprender junto a nuestro hijo la elaboración de una maqueta para el colegio o la planificación de un viaje a Marte (suponiendo que trabajemos para la NASA), tendremos que acometer la tarea atravesando por un número definido de etapas o fases.

Grande o pequeño, acotado o extenso en su impacto estratégico, todo proyecto pasa más o menos por seis fases genéricas fundamentales que conforman su Ciclo de Vida:

  1. Concepción / Definición
  2. Presentación / Aprobación
  3. Diseño / Planificación
  4. Preparación
  5. Ejecución / Implementación
  6. Cierre.

Por supuesto, dependiendo de la importancia, alcance, complejidad y/o tamaño del proyecto, dichas fases podrán subdividirse a su vez en sub-fases más pequeñas, que han de replicar en forma aproximada el mismo esquema en forma secuencial.

La expresión “ciclo de vida” nos recuerda que  todo proyecto es único usando en el tiempo y el espacio cierta combinación única de recursos humanos y materiales en búsqueda de la consecución de un fin determinado. La conquista de este fin es lo que le otorga al proyecto la categoría de éxito o fracaso con que usualmente se evalúa el resultado del mismo.

Todo proyecto representa una articulación de recursos en función del cumplimiento de determinados objetivos. Desde cierto punto de vista, para explicar la concepción de un proyecto podemos utilizar una muy antigua definición del concepto “magia”. En efecto, los viejos taumaturgos decían: “la magia es el arte de hacer que las cosas sucedan“. Esta definición es perfecta en su simplicidad y eficacia. Es lo que la vuelve útil a nuestro propósito. A fin de cuentas, todo proyecto nace de la voluntad de que algo suceda. En este sentido todo buen Director de Proyectos es, literalmente, un “mago”. Necesitamos “magia” para ayudar a nuestro hijo a terminar su maqueta, “magia” para llegar a Marte, etc. Es decir, “magia” para conseguir que cualquier idea que surja en nuestra mente llegue a concretarse en la realidad.

En síntesis, todo proyecto es en principio sólo una idea, una abstracción. Lo que hace que un proyecto se vuelva tal son los pasos que damos para hacer que dicha idea se convierta en algo concreto.

Concepción/ Definición: Situados en este punto el primer paso que damos para conseguir que nuestra idea suceda es la definición. Primero la idea… luego la definición de la idea. Nunca debemos olvidar que las ideas más geniales caben en una sola frase, máximo dos. No se necesita más. La película King Kong de Peter Jackson (2005), cuyo presupuesto fue de más de 200 millones de dólares, nació de la siguiente línea explicativa: “Una expedición captura un gorila gigante. La fiereza de la bestia es dominada por el amor de una mujer”. Punto. Definir una idea es como vestirla. La idea pura es como una doncella desnuda… una Cenicienta. Una definición genial la viste de etiqueta.

Una vez “vestida” la idea comenzamos a elaborar la Ficha del Proyecto, que contempla el título, el área de ejecución, la definición, los objetivos, los resultados esperados, los beneficios, los riesgos, las necesidades de recursos materiales, humanos y tecnológicos involucrados. Es el momento de describir los ejecutores, los plazos, las metodologías, los mecanismos de evaluación, etc. Con esto le hemos proporcionado a nuestra idea desnuda, además de un traje adecuado, la limusina o carruaje para llevarla a la fiesta en palacio.

Presentación/Aprobación: Ya con la definición clara en nuestras manos podemos presentarle la idea a quien queramos. Como quien dice, una vez vestida la doncella, la presentamos en sociedad. La reunión con los encargados de darle el visto bueno al proyecto es “la fiesta” propiamente tal. Una buena idea, bien “vestida” y traída al baile como corresponde (Ficha), no podrá menos que lucirse. El “sí” en la boca de los altos mandos de la organización le pone la corona a la princesa. Encerrada en nuestra cabeza la idea no era más que una Cenicienta anónima. Una vez conquistado el permiso de ejecución se ha vuelto princesa. Nuestra voluntad ha sido el “hada madrina”… ahora ha llegado el turno del “mago”.

Diseño: El “mago” ha de planificar la conquista de los objetivos. ¿Cómo hacer que suceda lo que queremos que suceda? Se trata de precisar los aspectos técnicos que harán posible que la “princesa” conquiste al “príncipe” (esto es, que la idea se haga realidad). Es la etapa de estudio del proyecto, el análisis de la idea y del entorno, de la factibilidad, etc. En esta etapa ha de velarse por que el proyecto se ajuste a la misión y visión estratégica de la organización. Es necesario balancear correctamente la ecuación RECURSOS–COSTOS–PLAZOS (que definen la realidad del proyecto) para minimizar los riesgos y garantizar la obtención de los beneficios esperados. De este modo, habrá que identificar las actividades una a una –jerarquizándolas según su importancia estratégica–, definiendo una secuencia de ejecución adecuada en función de dicha realidad. Esta fase concluye con la entrega de los documentos que establecen todas las formalidades del proyecto precisando las condiciones administrativas, financieras y organizativas para su realización.

Preparación: Luego viene la etapa de la preparación. El “mago” dispone todos los elementos en su tablero. El menú está definido, están los ingredientes, sólo falta preparar el banquete, invitar a los comensales, poner la mesa. En esta fase corresponde hacer un análisis de la adecuación estratégica de los recursos y valores de la organización en función de la planificación previamente establecida. Esto hace viable el proyecto y lo impulsa hacia el éxito esperado. Recién después de eso se elige a los actores, se preparan los instrumentos de medida, se capacita y motiva al personal a objeto de prepararlos y “encantarlos”. Un buen líder siempre sabe cómo encantar a sus colaboradores. Es cosa de convencerlos: estamos todos en el mismo bote.

Ejecución / Implementación: Esta es la fase operativa en la que se realiza el trabajo. La princesa comienza a bailar con el príncipe. Uno a uno entran en acción los actores en la secuencia debida. Esta fase de implementación puede subdividirse a su vez en sub-fases que contemplan la ejecución de actividades planificadas en la formulación, como la construcción o el arreglo de instalaciones, la adquisición de activos, etc. Por supuesto, siempre habrá contratiempos. Es necesario pesquisarlos y obtener la retroalimentación debida de parte de los colaboradores hacia arriba y hacia abajo en la cadena de mando. Los canales de comunicación han de mantenerse permanentemente abiertos, despejados, para que la información fluya libremente. Es en este momento que afloran las debilidades de las etapas anteriores. Un proyecto que ha sido concebido, definido, diseñado, planificado y preparado de manera impecable va a correr de forma más fluida. Piénsese en una orquesta: si se ha escogido bien la pieza y los ejecutantes, y si estos han tenido el tiempo justo para prepararse, para hacer los arreglos debidos, afinar los instrumentos, experimentar, ensayar, conocerse… el concierto será una maravilla. En caso contrario, ni hablar, a más de uno le chirriarán los dientes. Los Sistemas de Control se cimentan sobre la base de una buena retroalimentación en todos los niveles del proceso, la evaluación constante, las reuniones efectivas, el registro histórico, etc.

Cierre: Después del largo camino recorrido llega el momento de concluir. Por fin el “mago” ha conseguido que las cosas sucedan. La princesa (la idea) se ha casado con el príncipe (la realidad). Se dice frecuentemente que es más difícil concluir que iniciar un proyecto. Y es la pura y santa verdad. El cierre o culminación de un proyecto contempla traspasar al cliente o mandante –sea externo o interno– toda la información recopilada en relación a las actividades realizadas. En la evaluación del proyecto concurre el análisis de los resultados, de las actividades ejecutadas, de los recursos empleados, las entregas, etc. Igualmente, se analiza el impacto real del proyecto y se asimila la experiencia en función de proyectos futuros.

Por lo general un proyecto bien ejecutado culmina con la implementación de un Sub-Proyecto de Cierre que comprende una Planificación de Culminación y Puesta en Marcha, junto con la entrega al mandante de un registro de todo lo ocurrido durante el ciclo de vida del proyecto. El concepto de Puesta en Marcha hace alusión a todas aquellas actividades que han de iniciarse con posterioridad al cierra de la fase de ejecución del proyecto que las hizo factibles. Estas actividades validan que el proyecto ha cumplido con las especificaciones de calidad y funcionabilidad contempladas en el diseño. La formulación de un programa de Puesta en Marcha inteligente detecta y corrige posibles fallas o desajustes en el diseño garantizando la calidad del producto final.

Conclusión

Si se siguen fielmente con seriedad y profesionalismo todos los pasos del ciclo de vida de un proyecto podemos estar seguros que todos los involucrados vivirán muy felices y tendrán muchos… proyectos exitosos en sus vidas (maquetas de colegio, viajes a Marte, producción de películas… o lo que sea). A fin de cuentas, los Directores de Proyectos son los “magos” de las organizaciones.

 

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