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La Estandarización de Buenas Prácticas en la Dirección de Proyectos.

Por estos días los periódicos y canales de televisión de todo el mundo han dedicado enorme cantidad de espacio a la conmemoración de los 100 años del hundimiento del Titanic. Imposible que no surjan en nuestro interior dudas y resquemores respecto a la forma en que se manejó la crisis. Ya a partir del gran éxito de la película de James Cameron en 1997 la gente comenzó a formularse en silencio acuciantes preguntas en torno al naufragio del navío insumergible: ¿Qué hubiese ocurrido si…?

  • … el capitán Smith hubiese decidido desviarse un poco hacia el sur cuando comenzaron a recibirse informes respecto al avistamiento de hielo flotante en la ruta un día antes de la tragedia?
  • … la misma noche los oficiales reemplazantes no hubiesen decidido ignorar las advertencias que les llegaban vía telégrafo respecto al peligro de icebergs?
  • … los dueños del barco no se hubiesen dejado llevar por el triunfalismo tomando la decisión equivocada de cargar menos botes que los necesarios con el objeto de liberar espacio en cubierta?
  • … los pasajeros, guiados por la oficialidad, y ante la evidente falta de botes salvavidas, se hubiesen dedicado a construir balsas mientras el barco se hundía?
  • Etc.

Como el Titanic, las organizaciones son entes dinámicos que se ven permanentemente influenciadas por el entorno en se emplazan. A lo largo de toda su vida enfrentan riesgos y desafíos de todo tipo que ponen permanentemente en jaque el cumplimiento de sus objetivos. La mejor forma de sortear estos obstáculos está en la implementación de una forma de conducción adecuada, lo cual implica dirigir, administrar y gestionar los recursos disponibles de la mejor manera posible. La toma de decisiones resulta clave para determinar el éxito y la perdurabilidad de todo proyecto humano.

Decisiones correctas producen resultados correctos. Simple. La tragedia del Titanic es resultado de una serie de decisiones incorrectas. El naufragio fue consecuencia de la falta de capacitación de los hombres a cargo –no sólo del capitán Smith– para hacerse responsables de una empresa de tal magnitud. En la larga cadena de decisiones erróneas bastaba con que uno de los eslabones hubiese pensado correctamente.

Pero era 1912. No se había avanzado aún lo suficiente en la estandarización de criterios de gestión adecuados, ni en alta mar ni… en la alta administración. Hoy en día las cosas son distintas, aunque la imperfección humana sigue sembrando la muerte en  los mares del mundo –como nos lo recuerda la tragedia reciente del Costa Concordia en Italia, en enero de este año– o la caída de grandes empresas como General Motors o Lehman-Brothers tras la crisis del 2008. Como el Titanic y el Costa Concordia son muchas las empresas e instituciones que se vienen a pique por problemas de liderazgo, falta de visión, percepción incorrecta de la realidad, mala gestión en tiempos de crisis, etc.

Por fortuna, en el presente contamos con variedad de herramientas de Dirección de Proyectos que han surgido bajo el amparo de importantes organizaciones que se encargan de proveer criterios adecuados para la estandarización de buenas prácticas de gestión organizacional. Las orientaciones emanadas del trabajo de estas entidades sirven como guía y apoyo a los líderes de hoy para enfrentar los retos y desafíos de un mercado en permanente desarrollo.

En esta entrada pretendemos dar a conocer algunas de estas organizaciones. Así, a escala global nos encontramos con las siguientes instituciones dedicadas al tema de la Dirección de Proyectos:

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI), Estados Unidos: Fundado en 1969 en Pensilvania, Estados Unidos, el PMI  es una asociación sin fines de lucro líder mundial en la Dirección de Proyectos con más de medio millón de miembros inscritos y presente en 185 países, Chile entre ellos. Su continua expansión se apoya en sus estándares globalmente reconocidos, sus certificaciones, sus extensivos programas de investigación y las oportunidades de desarrollo profesional.

Entre sus actividades el PMI ofrece 5 certificaciones que reconocen el grado conocimiento y la competencia, incluyendo la certificación como Profesional en Administración de Proyectos (PMP) , que es poseída por más de 370.000 profesionales en todo el mundo. Los salarios y las oportunidades laborales que tienen estas personas son una demostración de que el reconocimiento formal como ejecutor de buenas prácticas entrega un alto valor al curriculum personal.

Además, desde 1987, el PMI  se ha encargado de investigar, recopilar y publicar las buenas prácticas generalmente aceptadas para la mayoría de los proyectos. La mayor parte del tiempo desde entonces la organización ha publicado doce estándares de proyectos, programas y portafolios. Uno de ellos es el PMBOK , que tiene en circulación más de 2 millones de ejemplares. Se tiene acceso a estos estándares como socio del PMI .

ASSOCIATION FOR PROJECT MANAGEMENT (APM), Gran Bretaña: Fundada en 1972 en el Reino Unido, esta organización benéfica es la mayor organización profesional de este tipo en Europa con más de 18.500 miembros individuales y corporativos. Su finalidad es desarrollar y promover la gestión de proyectos en todos los sectores de la actividad económica y se encuentra comprometida con el desarrollo y promoción de proyectos y gestión de programas a través de cinco dimensiones o ejes para el desarrollo profesional. Éstas son:

  • Miembros
  • Calificaciones
  • Eventos
  • Publicaciones
  • Servicios en línea

Entre sus actividades está la certificación de carreras y la provisión de diversos estándares, siendo el más conocido y divulgado es el APM Body of Knowledge 5th Edition.

AUSTRALIAN INSTITUTE OF PROJECT MANAGEMENT (AIPM), de Australia: Fue fundado en 1976 como un Foro de Gerentes de Proyectos y ha sido un instrumento de progreso en el desarrollo profesional de la Dirección de Proyectos. El AIPM tiene más de 3.000 miembros en su país de origen y ha desarrollado y documentado su propio estándar, conocido como National Competency Standards for Project Management (NCSPM) usado para los procesos de certificación profesional. Entre las actividades del AIPM tenemos certificaciones en distintos niveles (Director de Proyectos/Gerente de Proyectos, miembros de equipo, especialistas, etc.).

INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION (IPMA): IPMA es una asociación internacional sin fines de lucro fundada en 1965. Se encuentra formada por una serie de asociaciones nacionales organizadas como networking y gobernadas con criterios de federación internacional. Los objetivos fundamentales de IPMA son la promoción de la profesión de la Dirección de Proyectos, la mejora de los estándares aplicables para la mejora continua de la profesión, la investigación y el desarrollo continuado así como la certificación de competencias profesionales en dirección y gestión de proyectos, programas y carteras. La IPMA dispone de un set de estándares para organizaciones participantes de todo el mundo.

AMERICAN MANAGEMENT ASSOCIATION (AMA): Fue fundado en 1926 y es una organización sin fines de lucro. Es la asociación de gestión por excelencia de los Estados Unidos y ofrece seminarios, conferencias, foros y reuniones de información sobre temas de actualidad. Es una institución líder en la producción de libros y seminarios en temas de Management y Dirección de Proyectos (Project Management).

AMERICAN SOCIETY FOR THE ADVANCEMENT OF PROJECT MANAGEMENT (ASAPM): La ASAPM fue creada en 2001. Su misión inicial es “proveer oportunidades para el desarrollo de las competencias en Dirección de Proyectos para el sector industrial e individual de los EEUU”.

Otras entidades

Ahora bien, la AMERICAN ACADEMY OF PROJECT MANAGEMENT (AAPM) y la INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT COMMISSION (IMPC) conforman el consejo mundial de las normas para los profesionales de la industria en la formación y certificación profesional en la gestión de proyectos.

Las denominaciones AAPM están asociadas a cursos de posgrado y certificaciones de gran reconocimiento internacional. La Junta de Postgrados de AAPM reconoce actualmente más de 12.000 ejecutivos, administradores de proyectos, doctores, máster o magister titulados, habiendo entre ellos funcionarios gubernamentales, consultores y ejecutivos en más de 141 naciones.

Por otro lado, el CENTER FOR INTERNATIONAL PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT (CIPPM) es una asociación internacional y centro de comunicación avanzada, investigación y aprendizaje para los administradores de proyectos profesionales y aquellos interesados en la gestión de proyectos. El CIPPM existe para servir de apoyo a la gestión de calidad de las empresas públicas y privadas. Fundado en 1987, el CIPPM es una organización sin fines de lucro de la Universidad de Michigan con sede en Ann Arbor, Michigan (USA), con el MIT como sub-afiliado. Las certificaciones del CIPPM responden a estrictos criterios profesionales y éticos.

El CHARTERED MANAGEMENT INSTITUTE (CMI) es una institución colegiada con base en el Reino Unido que colabora con el APM y que se dedica a la gestión y el liderazgo prestando servicios tanto al sector público como el privado. La organización fomenta el desarrollo de la gestión de calidad llevando a cabo proyectos de investigación y produciendo una amplia variedad de publicaciones, entre ellas la revista Manager Professional que se distribuye entre los más de 80 mil miembros de la entidad.

Por último, citaremos la INTERNATIONAL ASSOCIATION OF PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT (IAPPM), que es un proyecto líder a nivel mundial actualmente presente en más de 30 países. La organización se formó el año 2003 estableciéndose como un proyecto global de gestión profesional a objeto de proporcionar conocimientos y contenidos útiles a en la Dirección de Proyectos.

Cobertura según área geográfica

Muchas de las normas y estándares que desarrollan estas organizaciones tienen aspectos comunes. Como es de esperar, por ser las entidades que mueven los hilos y establecen las normas, conductas éticas y cuerpos de conocimiento propios de la disciplina, además de proveer los más prestigiosos procesos de certificación profesional a nivel mundial, la esfera de influencia de todas ellas es muy extensa.

Según el área geográfica en que uno se desempeñe puede recurrir a una u otra según el siguiente esquema:

Si uno vive en USA hay que recurrir al PMI o a la ASAPM

Australia y Oceanía: AIPM

Gran Bretaña: APM

Europa y otros países: IPMA

Definición de ESTÁNDARES

Este es un tema que merece un punto aparte. Un estándar representa la definición clara y concreta de un criterio o patrón de medida que fija cierto número de requisitos mínimos aceptables para la operación de procesos específicos. Es concebido con el fin de asegurar la calidad en el funcionamiento de una actividad determinada por medio de la sistematización de los procedimientos involucrados.

Los estándares señalan claramente el comportamiento esperado y deseado en los distintos estamentos de la organización y son utilizados como guías para evaluar su funcionamiento y lograr el mejoramiento continuo de los procesos. En este punto es necesario considerar que las fallas de los procesos pueden ser ciertamente imputables a errores humanos, pero también a problemas propios del sistema. De ahí la necesidad de revisar su estructura y funcionamiento según criterios fijados de antemano por organismos calificados a fin de asegurar la aplicación de mejores prácticas en el funcionamiento colectivo de la organización.

Metodología

A su vez, la metodología se define como una serie de pasos o procedimientos racionales a seguir en la realización de cualquier actividad orientada a alcanzar determinados objetivos. A diferencia del estándar, que fija criterios universales, la metodología se adscribe al ámbito de lo particular y ha de ser determinada desde la organización.

Entidades normalizadoras de estándares a nivel internacional

Un marco estándar representa un conjunto de buenas prácticas expresadas normalmente como un grupo de procesos automatizados creados por una organización especializada. Estos marcos suelen tomar la forma de cuerpos de conocimiento, metodologías, etc.

Los marcos estándares, por ser generales, no pueden ser aplicados directamente sino que requieren ser adaptados a la realidad particular de cada organización a objeto de determinar el conjunto metodológico de procesos ejecutables en la práctica.

Las siguientes son algunas de las entidades normalizadoras de estándares a nivel internacional

ANSI: Es el Instituto Nacional de Normalización Estadounidense. Fundado en 1910 el ANSI es una organización privada sin fines de lucro que permite la estandarización de productos, servicios, procesos y sistemas dentro de los Estados Unidos. La misión del Instituto es mejorar tanto la competitividad mundial de las empresas norteamericanas, así como la calidad de vida estadounidense promoviendo y facilitando normas voluntarias de consenso y sistemas de evaluación de conformidad. Además, ANSI se coordina con estándares internacionales para asegurar que los productos estadounidenses puedan ser usados a nivel mundial.

ISO: La Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization) o ISO es una red de institutos de normas nacionales de 163 países que nació en 1947, tras la Segunda Guerra Mundial, para promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de las empresas relacionadas con la generación y distribución de electricidad y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Tiene su sede en Ginebra, Suiza.

Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias y su implementación tiene el propósito de facilitar el comercio, el intercambio de información y contribuir con la implantación de normas comunes al desarrollo y a la transferencia de tecnologías.

ASQC: La American Society for Quality Control se instituyó en 1946 para asegurar el control efectivo de la calidad de los productos y servicios de las empresas y organizaciones estadounidenses para competir en el mercado mundial.

ITIL: La Information Technology Infrastructure Library es el conjunto de guías de buenas prácticas tecnológicas más aceptado y utilizado en el mundo de los negocios. Las guías son un resumen de la experiencia de organismos del sector público y privado que están a la vanguardia tecnológica a nivel internacional. Fue desarrollado por la Oficina de Comercio del Gobierno británico durante los años ochenta. Dada la omnipresente realidad del desarrollo tecnológico mundial y la creciente dependencia de servicios informáticos de calidad, ITIL es aplicable globalmente a cualquier tipo de organización. Estas guías proponen una terminología estándar independiente de la industria y la tecnología, que define “qué hacer” y “qué no hacer” al interior de una organización que aplica las tecnologías de la información.

CMMI: Patrocinada por el Software Engineering Institute de la Universidad Carnegie Mellon, la Capability Maturity Model Integration es una metodología orientada sobre todo a desarrollo de software (a diferencia de ITIL que abarca todos los ámbitos de las tecnologías de la información).

ISO9000: Controlada por la International Organization for Standardization,
ISO9000 se orienta a la gestión de calidad. Para cumplir ISO9000 se requiere que estén implementados una serie de procesos estructurados. Se coordina bien con ITIL pues ésta define esos procesos estructurados o las guías para llegar a implementarlos por lo que suele decirse que ITIL representa un buen camino para llegar a ISO9000.

COSO: El Informe COSO es un documento generado por diversas organizaciones profesionales que, aunadas en el denominado Comité de Organizaciones Patrocinadoras (Committee of Sponsoring Organizations) –de cuyo nombre proviene la sigla de este enfoque–, patrocinaron un estudio orientado a establecer una definición común de criterios de control interno para proporcionar una norma a objeto que las organizaciones, tanto públicas como privadas, puedan diseñar, implementar, evaluar y mejorar sus sistemas de control interno.

COSO está diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

  • Eficacia y eficiencia de las operaciones.
  • Fiabilidad de la información financiera.
  • Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables.

COBIT: El Control Objectives for Information and Related Technology del Information Technology Governance Institute, al igual que ITIL –del cual es complementario–, representa un marco de referencia estándar y una base de conocimiento en relación a buenas prácticas de seguridad y control en el entorno de las tecnologías de la información. Su aplicación es más amplia que ITIL ya que ésta se centra sobre todo en la Gestión de Servicio mientras que COBIT abarca todo el espectro de actividades relacionadas con las TI. A diferencia de COSO, COBIT contempla de forma específica como uno de sus objetivos centrales la seguridad de la información.

SIX SIGMA: Es una metodología de mejora de procesos que se puede aplicar a cualquier proceso industrial. Su objetivo es la reducción o eliminación de los defectos o fallas en la entrega de un producto o servicio al cliente. La meta de Six Sigma es alcanzar una cota máxima de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO). Al menos en teoría, representa una metodología orientada a alcanzar la perfección.

Algunos estándares en uso en la Dirección de Proyectos

 Estándar

Desarrollado

Considera

PMBOK

PMI

ANSI

PMBOK

PMI

NSSN

PMBOK

PMI

ISO

PMBOK

PMI

ASQC

IPMA Competence Baseline

IPMA

ISO

National Competency   Standards for Project Management

AIPM

No se sabe

PRINCE 2

APM

No se sabe

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