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PAUTA PARA LA REALIZACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS. ¿CÓMO NO PERDER TIEMPO EN LAS REUNIONES?

Durante el mes de febrero de 1945, en las postrimerías de la Segunda Guerra Mundial, tuvo lugar en el balneario de Yalta, en Crimea, una conferencia cumbre en que participaron los Jefes de Estado de los Estados Unidos, Gran Bretaña y la Unión Soviética para definir, con Alemania y Japón ya prácticamente de rodillas, el status quo de posguerra y repartirse el botín de lo que quedaba de Alemania y los países centroeuropeos. Durante esos días se llevaron a cabo una serie de tensas reuniones que tenían por objeto “preparar la paz” que se avizoraba en el horizonte. No obstante la importancia del evento, tras la primera de las históricas sesiones el ministro de Guerra y Secretario del Foreign Office británico, Anthony Eden escribió: “Fue imposible siquiera iniciar la discusión de los negocios. Vamos a una conferencia decisiva y hasta ahora ninguno ha acordado qué vamos a discutir o cómo vamos a manejar los temas con un Oso (Stalin), que sin duda alguna sabe qué tiene en mente”.

Se cuentan todo tipo de anécdotas respecto a lo ocurrido en el curso de las deliberaciones de Yalta. Una de las más sabrosas afirma que Stalin –el “Oso”–, asiduo bebedor de vodka, intoxicó a sus contertulios –Roosevelt y Churchil–, brindis tras brindis, con el dichoso brebaje… pero arreglándoselas siempre para que su propia copa fuese llenada con agua para no perder la cabeza en el curso del gallito de fuerza en que estaban engarzados los líderes aliados. Los mal pensados dicen que las ventajas obtenidas por la URSS en la ocasión le deben no poco al aguardiente de las estepas. Entre los acuerdos de Yalta se cuentan la creación de la ONU y la desmilitarización y partición de Alemania, además de la definición de las zonas de influencia a escala global de las grandes potencias. Es decir, en poco más de una semana se preparó todo el escenario de la guerra fría.

Evidentemente, no todas las reuniones son así de trascendentes pero todos hemos tenido sin duda alguna, la ocasión de sentirnos como el ministro Eden tras experimentar la impotencia de no llegar a ninguna parte pese a perder horas de tiempo irrecuperable en sesiones de trabajo estériles e improductivas.

En efecto, suele suceder que pasemos una buena parte de nuestra jornada laboral en reuniones… y que lleguemos agotados al final del día con la sensación irremisible de haber gastado inútilmente nuestra energía. No existe nada más frustrante que perder horas y horas de tiempo valioso –propio y ajeno– en reuniones que no llegan a ninguna parte y donde no se toman decisiones importantes. A este respecto las quejas pueden ser muchas: que los participantes no estaban bien preparados, que no se respetó la agenda (si es que la había), que la reunión no comenzó a tiempo, que no estuvo bien dirigida, etc.

¿Por qué sucede eso? La respuesta es muy simple: entre otras cosas, mala planificación, objetivos poco claros… y no saber distinguir entre reuniones de trabajo y reuniones de coordinación.

¿Pero esto pasa en las empresas? Sí, y mucho.

¿Soluciones?

Vamos por parte. Lo primero que debemos tener claro es qué significa el concepto “reunión de trabajo”… y, ya lo dijimos, diferenciarlo de lo que hemos de entender por “reunión de coordinación”. Por increíble que parezca, no todo el mundo lo tiene claro.

Reunión de trabajo: Es una reunión en que se discuten temas técnicos o temas específicos, muy concretos, con la finalidad de generar las acciones para solucionar problemas contingentes y enmendar el rumbo. Pueden ser diarias, semanales, mensuales o definidas a partir del criterio de los especialistas. La idea es identificar el problema y enfrentarlo inmediatamente, no se recomienda esperar una junta plenaria para tratarlo. No es necesario que asista todo el equipo a este tipo de reuniones, sólo deben ir las personas involucradas en la situación que se debe abordar.

Recomendaciones:

  • En la agenda hay un solo tema (cuando se tratan muchos temas, la discusión se alarga y no se concluye nada)
  • Tema preparado con anticipación
  • Reunión no puede durar más de una hora
  • Puntualidad (para que nadie sienta que está perdiendo el tiempo por culpa de otros)

Reunión de coordinación: Es una reunión dirigida por el Gerente del Proyecto que convoca a los miembros del equipo de trabajo a fin de facilitar una instancia de colaboración y comunicación entre ellos. En estas reuniones se abordan los aspectos críticos del proyecto y se analiza el estado de avance. Además se examinan, punto por punto, las actividades que están finalizando, las que están por comenzar, los recursos humanos y materiales que se necesitan para ejecutar dichas actividades, etc.

Recomendaciones:

  • Tener una agenda clara
  • Jamás discutir temas o problemas técnicos
  • Deben ser reuniones cortas y muy precisas
  • Puntualidad

Pasos concretos para asegurar el éxito de una reunión

Hemos de tener siempre en mente que las reuniones son actividades costosas (en dinero, energía y tiempo). De ahí la necesidad de  hacerlas efectivas y mantener el foco. Entre los pasos concretos que pueden darse para asegurar el éxito podemos citar:

  1. Expertos en el tema sostienen que las mejores horas para realizar reuniones son: en la mañana antes de comenzar la jornada (9:00 A.M. es una excelente hora para reunirse con una taza de café en las manos); y por la tarde inmediatamente después del almuerzo (a las 15:00 P.M., para disfrutar de otra taza de café).
  2. A no ser que sean sesiones de emergencia citadas para tratar temas urgentes, no pueden ser notificadas el mismo día en que se llevarán a cabo. Esta práctica afecta la productividad robándole tiempo a otras actividades planificadas de antemano.
  3. Preparación de una agenda muy precisa, tema por tema. Para evitar la pérdida de atención nunca deben ser más de 7 a 10 temas organizados en orden de importancia. Además, los objetivos a conseguir deben estar a la vista de todos. Es importante seguir la agenda secuencialmente mientras se desarrolla la reunión y si surgen ideas nuevas hay que anotarlas y programarlas para la próxima junta.
  4. Enviar previamente la agenda a todos los invitados a objeto de que lleguen preparados. Siempre es bueno considerar el tiempo que requerirán los asistentes a la reunión para revisar el material a tratar, realizar las investigaciones pertinentes, preparar sus ideas, crear documentos y material de apoyo para exponerlas, etc.
  5. Puntualidad. ¿Qué ocurre si a la hora citada falta uno o más participantes? Depende si los involucrados son claves o no. En caso de serlo, se puede esperar unos 15 minutos mientras se establece una comunicación telefónica para ver si vienen en camino. En caso de no poder comenzar en ese tiempo, se sugiere postergar la reunión. En caso de que los faltantes no sean claves, se comienza puntualmente. Éstos tendrán luego que leer las notas para ponerse al día.
  6. No alargar la sesión interminablemente. Se recomienda comenzar la reunión con una hora fija de término con no más de 10 a 15 minutos de flexibilidad al respecto. No hay nada peor que esas reuniones que parecen no terminar nunca pues constituyen la mejor manera de no llegar a ninguna parte. Para estos efectos es siempre recomendable asignar a alguien para que controle el tiempo.
  7. Tomar notas. Se dice siempre que el que toma notas tiene el poder. Es muy importante asegurarse que todas las conclusiones queden registradas para que exista un plan de acción formal. Posteriormente ha de enviarse ese registro a todos los participantes para asegurar el cumplimiento de los compromisos (plazo máximo para el envío de la minuta: 24 horas después de la reunión).
  8. La existencia de un moderador. Toda reunión precisa de un moderador que dirija la sesión, presente los temas y otorgue la palabra controlando la duración de las intervenciones para evitar los monólogos. Además, aunque sin llegar a los brindis de Stalin, es siempre deseable que el moderador posea una cuota de humor y simpatía a objeto de que los participantes se sientan cómodos para exponer sus ideas. De este modo se consigue que la sesión se convierta en una instancia positiva de participación para todos los colaboradores, lo que favorece la motivación y el compromiso del equipo de trabajo. Es muy importante que los miembros del equipo sientan que sus opiniones son tomadas en cuenta ya que esto estimula la proactividad.
  9. Al finalizar la sesión, el moderador debe hacer un resumen de los puntos tratados y repasar las conclusiones y decisiones tomadas para cerciorarse de que todos tengan claros los compromisos pactados.

Nunca sabremos qué hubiese ocurrido si en Yalta se hubiesen seguido al pie de la letra todos estos pasos (en una de esas, el mundo se habría ahorrado unos cuantos dolores de cabeza…). Eso sí, de lo único que podemos estar seguros es que el que se hubiese ahorrado el mentado dolor de cabeza es el ministro Eden.

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