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La importancia de la visión de conjunto en la priorización de proyectos

El día 10 de mayo del año en curso se cumplen 504 años desde que Miguel Ángel comenzó a pintar la bóveda de la Capilla Sixtina por encargo del Papa Julio II. Demás está decir que la obra del artista italiano estaba destinada a ser considerada por las generaciones futuras como una de las cumbres del arte universal. Lo increíble es que cuando recibió el encargo del Papa el propio Miguel Ángel no se consideraba pintor. Lo suyo era la escultura. Pero la oferta era difícil de rechazar de modo que se puso manos a la obra.

La idea original del Sumo Pontífice era cubrir la bóveda, que lucía un cielo estrellado sobre fondo azul, con las figuras de los doce apóstoles. Miguel Ángel, sin embargo, tenía otros planes. Así las cosas, él mismo construyó un complejo sistema de andamios que le permitiera alcanzar los más de 20 metros de altura del techo… y se puso a trabajar. Dos años enteros estuvo el artista concentrado en su gran obra, laborando a diario con denuedo, afectando incluso su físico por pasar tantas horas con la cabeza vuelta hacia arriba. La técnica del fresco es una de las más difíciles que existe ya que consiste en pintar sobre la cal aún fresca hasta terminar la parte prevista. Se requiere claridad respecto de lo que se va a hacer, exactitud, planificación. La más famosa entre las imágenes del conjunto, La Creación de Adán, fue terminada en dieciséis jornadas de trabajo.

Pero al cabo de dos años, cuando el trabajo aún no estaba concluido, el Pontífice le ordenó al artista retirar los andamios para ver los avances. Por supuesto, la reacción de Miguel Ángel fue furibunda. ¡Cómo retirar los andamios! ¿Y después volver a armarlos…? Era una locura, pero ya sabemos: donde manda capitán… Al maestro no le quedó otra cosa que ceder ante los deseos de su mecenas.

Pese al retraso y las molestias que significaba desarmar la estructura, este imprevisto fue clave para el futuro de la obra. Ya sin andamios de por medio, el propio Miguel Ángel pudo notar las fallas en la aplicación de la perspectiva, así como algunos problemas con la dimensión de algunas figuras. Dos años pintando a treinta centímetros del cielo de la bóveda le habían impedido al maestro renacentista tener una visión de conjunto de su magnífica creación. Esta visión  le permitió hacer las correcciones que precisaba su obra maestra para ser considerada como tal. Dos años más y el fresco estaba terminado. La obra fue presentada públicamente el día 31 de octubre del año 1512. Este año se cumplirán 500 años desde esa fecha memorable.

Todo bien, pero… ¿qué enseñanzas podemos extraer de esta experiencia para aplicarlas a la Dirección de Proyectos?

Vamos por partes. Un elemento clave de la disciplina, a la que hay que prestar mucha atención, tiene que ver con la gestión de los recursos humanos y materiales involucrados en los proyectos. Mucha de la energía que se gasta en un proyecto tiene que ver con la gestión, la coordinación y el control de los recursos, tanto humanos como materiales.

Un problema corriente que se suscita en las organizaciones es que muchos Gerentes de Proyectos se disputan estos recursos, siempre escasos, con sus colegas sin considerar las necesidades y posiciones de los demás estamentos de la empresa. El camino más fácil en este sentido es volverse un pedigüeño eterno. Ante esto las empresas se ven obligadas a priorizar los proyectos en ejecución y trabajar en los más urgentes dejando de lado a veces los que, desde el punto de vista de misión de la organización, son en realidad más importantes.

Un consejo que solemos dar en PMO2Win a nuestros clientes es hacer los esfuerzos por buscar soluciones más permanentes a esta problemática. La idea es reorientar radicalmente el concepto de administración de proyectos desde una visión con foco en el proyecto a una con foco en la organización. Se trata, en el fondo, de mirar el conjunto y no sólo una parte en particular. Esto quiere decir… “sacar los andamios” para mirar la obra en su totalidad, apreciar la perspectiva y buscar la armonía entre los distintos propósitos perseguidos. Si la organización fuera un vehículo no llegaría a ninguna parte con cada una de sus ruedas rodando en direcciones opuestas. Para evitar que esto ocurra hay que priorizar el conjunto y no lo particular.

Por supuesto, es prácticamente imposible que no existan conflictos entre los Jefes de Proyectos y los gerentes funcionales o colegas. La priorización es un concepto fundamental. No se pueden ejecutar todos los proyectos al mismo tiempo. Sería como hacer despegar todos los aviones juntos desde una terminal aérea sin tener en cuenta los horarios y hojas de ruta. O como hacer salir todos los buses de un recorrido del Transantiago al mismo tiempo sin tener en cuenta la frecuencia, las horas punta, las horas valle, las necesidades de los usuarios. Una desfachatez como la descrita provocaría inevitablemente retrasos, sobrecostos, pérdidas de tiempo, caos en las calles, protestas de los pasajeros, etc.

Lo importante es conocer a fondo las capacidades y limitaciones de la organización para saber cuántos proyectos pueden ser ejecutados simultáneamente sin perder eficiencia. Es muy importante saber que no se puede quedar bien con todo el mundo. Por eso es fundamental generar una lista de priorización de proyectos, la que debe ser actualizada mensualmente.

Existen muchas metodologías y recomendaciones que pueden aplicarse a la hora de hacer esta priorización, pero no es nada de sencillo desarmar el andamiaje de la cotidianeidad para alcanzar esa visión de conjunto deseada.

Es importante en primer lugar que todos los involucrados estén de acuerdo con los criterios utilizados para efectuar la priorización. La no comprensión de estos criterios puede generar aún más conflictos de los que se quisieron evitar. Por lo mismo, los criterios de clasificación del portafolio de proyectos deben ser acordados en equipo teniendo siempre claro que lo que se busca es el beneficio de la organización y no de individuos o departamentos dentro de la misma.

Entre los criterios que pueden aplicarse para llevar a cabo esta tarea están los siguientes:

Impacto Estratégico: Aquí lo primero es preguntarse qué tanto impactará el proyecto al logro de los resultados estratégicos de la compañía. Existen herramientas que permiten evaluar y medir este impacto en función de variables numéricas, como el peso porcentual ponderado o relativo de cada proyecto. Se entiende que éste ha de estar completamente alineado con los objetivos estratégicos de la organización, de forma que la puntuación total de cada proyecto mida su impacto potencial según este alineamiento.

Beneficio: Igualmente debe calibrarse el beneficio a obtener con la ejecución del proyecto y la obtención del producto buscado. Aquí entra en juego la valoración del receptor del proyecto, bajo cuyos requerimientos se formularon las justificaciones del mismo. En este punto se puede aplicar un análisis de sensibilidad que ayude a despejar criterios subjetivos que “ensucien” el razonamiento. Es decir, los rangos de beneficio han de estar acorde con los beneficios económicos, a menos que el proyecto se justifique por requerimientos legales, en cuyo caso se entenderá que su prioridad es alta.

Factores de Éxito y de Riesgo: Hay que evaluar también la factibilidad del éxito o el fracaso de los proyectos evaluados ¿Qué consecuencias traería para la organización el éxito o el fracaso en su ejecución? Y en este caso, ¿qué medidas de mitigación pueden ser aplicadas? Hay que tener siempre en cuenta que a mayor riesgo, menores probabilidad de éxito. Un proyecto riesgoso debería tener una calificación menor que un proyecto con menos riesgos.

La aplicación conjunta de estos y otros criterios de priorización servirá para tener una visión de conjunto de las tareas que el éxito de la organización requiere.

Antes de ponerse a pintar la bóveda de la Capilla Sixtina, el gran Miguel Ángel tuvo que construir primero un andamio, luego tuvo que preparar la superficie, bosquejar las figuras, dar los primeros trazos, planificar los colores y, finalmente, aplicarlos. No se trata de ponerse a pintar simplemente. En la vida todo es cuestión de prioridades…

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  1. Rafael Olivares
    21 marzo, 2012 en 17:49

    La priorisacion es basica en todo orden de cosas, simplemente por una cuestion de recursos, ya sea finansieros y humanos, independiente de que el metodo usado sea el mas adecuado para evaluar o gestionar un proyecto,la comparacion con Miguel Angel o la construccion de una piramide nos da bases historicas para confirmar que el ORDEN Y LA PLANIFICACION son la base para un buen resultado sobre todo si buscamos eficiencia y la maximisacion de nuestros recursos.

  2. 21 marzo, 2012 en 17:58

    Gracias Rafael, te has convertido en el PRIMER lector en hacernos un comentario, esperamos muchos mas, eso nos permitira ir mejorando.

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Nos encantaria que comentes, gracias

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