Habilidades para el éxito en los proyectos

No es muy difícil entender que hay una diferencia abismal entre ser parte de un grupo y formar parte de un equipo de trabajo.

Un grupo es un conjunto de personas. Punto. Nada más. Puede que cuando coincidan en un trabajo estas personas lleguen a tener ciertas características comunes e incluso que se reúnan con frecuencia para interactuar entre ellas, pero nada más. En un grupo cada quien va por su propio lado pues como “grupo” los individuos no necesitan de una meta u objetivos comunes para mantener el tipo de interacción que los define.

En este sentido la ecuación de un grupo puede ser definida como a + b + c = 0

En cambio un equipo es un grupo en el cual las personas están comprometidas con un objetivo común y tienen habilidades complementarias que ponen en función de alcanzar metas definidas de antemano.

En este caso la ecuación sería a + b + c =  (a + b + c)2 (en otras palabras, el todo como más que la suma de las partes).

Ahora bien, ¿qué se necesita para que un grupo de personas se transforme en un equipo y pueda alcanzar el éxito como tal en cualquier actividad que emprenda?

Veamos. Consideremos algunas particularidades que se nos vienen a la mente en forma inmediata:

  1. Cohesión
  2. Identidad común
  3. Metas comunes
  4. Sentido de pertenencia

Bien. Pero… ¿cómo se consigue eso? Es sencillo: ¿Quién impone las metas? Respuesta: la organización. ¿Cómo…? Aquí comienza a enredarse el cuento. No basta con decir “para acá vamos”. El mundo laboral está lleno de “grupos” que van para el mismo lado sin llegar nunca a ninguna parte. Esas son las empresas y proyectos que no prevalecen. Año a año desaparecen del mapa y fracasan miles de emprendimientos y de proyectos por la incapacidad de transformar los “grupos” en “equipos” de trabajo.

Se necesitan líderes con habilidades especiales. En un mundo competitivo no es sencillo conseguir que las personas colaboren. La colaboración es una cualidad que se obtiene sólo cuando las personas se abren hacia el crecimiento personal. Una actitud colaborativa tiene que ver con valores que van más allá de lo estrictamente necesario para la vida profesional.

No es sencillo conseguir que las personas den ese paso que implica “hacerse responsable” y “confiar” en otros. Sólo los líderes genuinos con capacidad de gestión y manejo de grupos consiguen el surgimiento de una actitud colaborativa en los miembros de los equipos de trabajo.

Ahora bien, ¿hacia dónde orientar el crecimiento personal de los individuos? ¿Qué queremos de ellos?

Algunas respuestas:

  • Auto-motivación
  • Asertividad
  • Proactividad
  • Empatía

Para conseguir estos efectos en las personas se requiere trabajar en desarrollar su inteligencia emocional. Esta es, básicamente, la capacidad de conocer y reconocer las emociones y debilidades propias y ajenas de modo de favorecer el manejo adecuado de las relaciones humanas. No es sencillo, pero se puede.

Un buen líder logra convencer a todos los miembros del equipo de la importancia de que los logros grupales han de ser superiores a los resultados de los esfuerzos individuales. A esta suma de esfuerzos se le denomina sinergia. Es el a + b + c =  (a + b + c)2 que mencionamosantes.

Un ejemplo admirable de capacidad de gestión, de entrega, de sinergia y de trabajo en equipo –ya hemos dicho que esto es algo que se da en las más diversos ámbitos de la vida– lo encontramos en la batalla de las Termopilas (480 A. de C.) cuando un pequeño batallón de 300 espartanos, liderados por su rey Leónidas I, junto a 700 tespios detuvieron por tres días al enorme y poderoso ejército persa dándole tiempo al ejército griego, muy inferior en número, de escapar de los agresores y de prepararse para la invasión de sus ciudades. Esta batalla fue vital para salvar a Grecia de la ruina y preparó los ánimos de los griegos para su futura victoria contra la fuerza invasora. La historia del mundo hubiese sido muy distinta de no haber existido este episodio heroico en que un líder ejemplar pudo hacer que 1.000 hombres contuvieran a más de 80.000 sobre la base de que el “todo” de sus huestes fue mucho, mucho más que la “suma de sus partes”.

El trabajo efectivo en equipo

La literatura especializada menciona una serie de elementos que ayudan a que un equipo sea efectivo. Algunos de de estos elementos son:

  • El buen manejo de las reuniones sobre la base de un moderador      comprometido y la existencia de un temario y objetivos claros. También se      considera clave la toma oportuna de apuntes que recojan las inquietudes y      comentarios relevantes de todos los miembros del equipo, la lectura de      acuerdos, etc.
  • Claridad en las metas del equipo y de su propósito final. No basta      decir “hay que llegar hasta ese punto”, hay que entender por qué es      necesario hacerlo. Esto favorece la proactividad.
  • La existencia de funciones y tareas bien definidas.
  • Comunicación clara.
  • Línea de decisiones bien especificada. A nadie ha de caberle duda      “quién” decide “qué”.
  • Participación equilibrada.
  • La existencia de una dinámica interna marcada por buenos hábitos y      costumbres, como por ejemplo: la puntualidad, la búsqueda permanente de      consensos, la aceptación de críticas, la capacidad de elogiar el buen      trabajo ajeno, una permanente actitud exploratoria de información      relevante para el proyecto, la capacidad de mantener el foco, etc.

Habilidades necesarias de un buen líder

Es frecuente que se defina el liderazgo con estas palabras: “El líder es aquella persona a quien seguiríamos a un lugar al que no iríamos solos”. Es lo que hicieron sin duda los 300 espartanos y 700 tespios que siguieron al rey Leónidas a la muerte por defender a su patria de la perdición.

En resumen, el líder es el catalizador del crecimiento personal de los miembros de un equipo. Es quien fomenta la creatividad y permite que cada uno desarrolle sus talentos innatos. El espíritu de conjunto, la responsabilidad, el sentido de pertenencia de un equipo de trabajo depende de la capacidad de gestión de su líder.

Una organización puede tener una planeación apropiada, disponer de mecanismos de control adecuados y de procedimiento organizativos perfectos en la teoría… pero sucumbirá si no encuentra los líderes correctos para gestionar su proyecto corporativo.

En el lado opuesto, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas prácticas organizacionales han sido capaces de sobrevivir gracias a la presencia de liderazgos dinámicos y efectivos en sus planos gerenciales.

Entre las habilidades más necesarias que debe reunir un buen líder están:

  • El conocimiento. Esto es, el dominio total de los temas de que      habla. Esto favorece su credibilidad.
  • La capacidad de comunicación. Es básica la capacidad de exponer las      ideas en un orden secuenciado, lógico y claro de modo de despertar el      interés del interlocutor sin abrumarlo con datos superfluos e      innecesarios.
  • La capacidad de delegar, de asignar tareas, responsabilidades y      recursos adecuados al trabajo encomendado.

La administración del tiempo

Otro aspecto importante en la Gestión de Proyectos es el manejo efectivo del tiempo y la administración de la energía del equipo de trabajo. Por ejemplo, saber discernir entre lo urgente y lo importante es un asunto de trascendencia suprema. Hay muchos emprendimientos que naufragan por la incapacidad de separar aguas entre lo que es urgente –siempre relacionado con la inmediatez de las actividades diarias– y lo realmente importante que concierne a la misión de la empresa y a sus objetivos fundamentales. Se define lo “importante” como aquello que le da sentido a la existencia a largo plazo de la empresa.

Es vital mantener el equilibrio entre estas dos variables. Un saludable balance entre lo “urgente” y lo “importante” supone tener respuestas siempre oportunas para los desafíos a corto y largo alcance en que se mueven las organizaciones humanas.

Ejemplos:

Urgencias típicas son las fechas de entrega, los vencimientos, la resolución de problemas inmediatos, los problemas interpersonales, etc. Lo importante, en cambio, tiene que ver con la planificación estratégica, la prevención de riesgos, la capacitación del personal, la anticipación de problemas, la programación de mejoras, el descanso adecuado, la administración de las energías, etc.

Es de la máxima importancia en la Gestión de Proyectos privilegiar lo importante sobre lo urgente. Un buen líder no ha de conformarse nunca con ser un buen piloto de tormentas. Para eso están los “segundos oficiales”. El éxito en la Dirección de Proyectos tiene más que ver más con la capacidad de anticipar los problemas que con la habilidad de sortearlos. Nunca hemos de olvidar que las circunstancias actuales son siempre el resultado de nuestras acciones pasadas. Sin descuidar la atención requerida por los desafíos contractuales, la práctica de poner siempre en el centro de nuestra atención  lo que es realmente importante para el Proyecto ha de ayudarnos a prevenir muchos de los problemas futuros en que otros naufragan.

En verdad es posible asegurar que en todo ámbito de la vida humana –pero muy especialmente en la Dirección de Proyectos–, quienes nunca olvidan que el camino que recorreremos mañana lo construimos con nuestras acciones de hoy son los más capacitados para liderar a los grupos humanos hacia el futuro.

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