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Habilidades Políticas de un Director de Proyectos Efectivo.

En general, los profesionales de la Dirección de Proyectos reconocen que la vida es compleja y en ocasiones un verdadero caos. La práctica de la Dirección de Proyectos tiende a desviarse demasiado de la teoría de la dirección. Dirigir implica gestionar la complejidad brindando orden y coherencia a los esfuerzos colectivos en pos del cumplimiento de los objetivos de la organización. Pero en general la gente no encaja en categorías ordenadas y no se comporta de acuerdo a fórmulas, métodos y procedimientos conocidos.

Por lo demás, muchas veces al interior de las organizaciones conviven personas cuyas motivaciones naturales suelen no estar alineadas con los objetivos de la empresa. Es frecuente que la gente vea la vida laboral como una obligación impuesta por la sociedad que obstaculiza el camino propio hacia la autorrealización. Esto explica muchas veces la falta de compromiso y el impulso básico por eludir la responsabilidad que caracteriza a los rangos subordinados de la pirámide laboral.

Esta característica del mundo del trabajo hace que sea una realidad inevitable de la Dirección de Proyectos la necesidad de incorporar elementos de la política. Todos los Jefes de Proyectos tienen la obligación de aprender a usar en alguna medida las herramientas y recursos que la política provee en función de la necesidad de alcanzar las metas colectivas de la organización.

¿Pero qué es la política?

Entre las acepciones del término que establece la Real Academia Española de la Lengua (RAE, 22ª Edición) citaremos estas dos:

  1. La política es el “arte o traza con que se conduce un asunto o se emplean los medios para alcanzar un fin determinado”.
  2. La política tiene que ver con las “orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado”.

Es decir, hemos de entender la política como un arte o destreza específica orientada por lo general a dotar al caos de la vida cotidiana de un norte definido en función del bien común. Así, es lícito decir que la política es como un lubricante que hace posible que la rueda de la actividad humana organizada continúe girando sin trabas a pesar de los continuos obstáculos derivados de la vida en común. Es en este sentido que debemos interpretar las palabras de Aristóteles cuando señaló que “el hombre es un animal político”. Nosotros diremos: no puede no serlo, a no ser que quiera vivir en el caos. El eje de todos los procesos civilizatorios se encuentra en la política.

Todo lo que hacemos los seres humanos, desde la base de las estructuras sociales –la familia– hasta las estructuras más complejas –los Estados–, es “hacer política”, es decir, organizarnos en función de la satisfacción de nuestras necesidades (subsistencia, protección, autorrealización, etc.). Esto implica hacer surgir del caos de instintos, inclinaciones, gustos y pareceres de los individuos una organización determinada capaz de permitirles a todos la obtención de una razonable cuota de satisfacción de dichas necesidades.

De este modo, la política puede ser descrita como el arte de influir en otros. Los políticos son exitosos en su trabajo sólo en la medida en que logran influir sobre el público para que éste se comporte según sus directrices. Un claro ejemplo de esto que describimos aquí se presenta en los períodos eleccionarios en que toda la actividad de los políticos se concentra en influir sobre los electores para que éstos voten según sus deseos.

La política y la Dirección de Proyectos.

Hecha esta introducción, vamos a lo nuestro.

No es fácil vivir. Tanto en la vida privada como en la profesional nos encontramos con todo tipo de conflictos, obstáculos y problemas. La manera en que se zanjan estas dificultades depende del modo como las enfrentamos. Casi por regla general, nuestros problemas se resuelven mediante una re-acomodación de las piezas de acuerdo a nuestra capacidad política de articularlas convenientemente.

Es en este punto donde radica el parentesco entre la política y la Dirección de Proyectos. Los proyectos se desarrollan en un medio complejo donde participan muchos actores y se congregan múltiples intereses. En general la autoridad es difusa. En la mayoría de los casos los “jefes” no son dueños de los recursos que administran. Además, el personal procede de distintas áreas funcionales de la empresa, por lo que “pertenecen a otros”.

Una gran parte de los esfuerzos de los jefes de proyectos está dedicada a obtener estos recursos administrados por gerentes funcionales. Sus vidas se ven complicadas por el hecho de que ellos mismos compiten contra otros jefes de proyectos y de sectores funcionales por estos mismos recursos escasos. En muchos casos estas luchas de poder se asemejan a una reyerta de perros hambrientos que pelean por un hueso. Obtener los recursos necesarios implica muchas veces negociaciones, trueques y, ocasionalmente, amenazas implícitas o explícitas.

Los actores que se mueven en el ambiente de los proyectos son por lo general:

  • Superiores jerárquicos
  • Colegas
  • Jefes funcionales que controlan recursos
  • Clientes
  • Proveedores
  • Otros (como Área de Compras, Área Fiscal, Recursos Humanos, Secretaría, etc.)

Entonces, la pregunta que surge es: ¿cómo se puede llegar a ser un mejor político para organizar el caos y hacer más exitosa nuestra labor en la Dirección de Proyectos?

En este punto cabe enumerar los peligros más comunes de la política. Brevemente diremos que estos peligros tienen su fundamento en cuatro debilidades humanas bien concretas:

  • Dejarse llevar por las apariencias: la mayoría de las personas vive su vida en una situación similar a la descrita por Platón en su alegoría de la caverna. Así, un gran porcentaje de la gente vive inmersa en la ignorancia confundiendo con la realidad las sombras que ésta proyecta contra el fondo de su propio subconsciente. Esta incapacidad de distinguir entre espejismo y realidad es una de las causas del caos de interpretaciones en que se vive a todo nivel. Esta percepción distorsionada de la realidad se transforma de este modo en una amenaza latente para la funcionalidad de todo colectivo humano. En este punto específico, un buen político logra que la realidad tenga para todos los involucrados un mismo significado encargándose de otorgarle al todo un sentido de unidad.
  • Insensibilidad a las realidades políticas: esta misma ceguera o miopía hace que usualmente las personas, incluso aquellas con mayores responsabilidades, se precipiten a la acción sin analizar previamente el entorno ni medir las consecuencias de sus actos. Y no nos referimos aquí simplemente a los irreflexivos, sino a aquellos que aún teniendo los conocimientos necesarios como para intervenir en la realidad adecuadamente, no son capaces de pasar más allá de los conceptos aprendidos en el entorno confortable de las aulas o los libros. Se diría que este tipo de personas suele tener dificultades para leer correctamente el libro de la vida. En el extremo de esta debilidad algunos caen incluso en una suerte de analfabetismo emocional que suele ser causa de muchos problemas al interior de las organizaciones humanas.
  • Transformarse en hiperpolítico: en esta categoría caben todos aquellos presuntos “líderes” que se adecúan a cualquier posición con tal de rasguñar cierta cuota de poder. Con frecuencia los hiperpolíticos son manipuladores, aduladores, egoístas y egocéntricos. Son los típicos personajes que palmean las espaldas, alientan y adulan de frente a sus “víctimas” ocasionales, pero no dudan en clavarles un puñal por la espalda apenas se les da la oportunidad. Esta clase de personas NO son sólidas y suelen generar todo tipo de inconvenientes en las organizaciones. En su ceguera son incapaces de darse cuenta que suelen no ser respetados ni por sus superiores ni por sus iguales o subordinados.
  • Transformarse en hipopolítico: en el polo opuesto del anterior, esta clase de personas evita a toda costa la política eludiendo tomar decisiones. Suelen ser muy técnicos y apegados a las normas, pero de ellos jamás debe esperarse que tengan iniciativa propia o el talento que se requiere para salir al paso de las eventualidades que se presenten.

¿Cómo transformarse en un buen “político”?

Una vez identificados los inconvenientes que conlleva no tener habilidades políticas en el área de la Dirección de Proyectos, proponemos aquí una simple guía orientada a la acción para conseguir la meta explícita de todo buen Director de Proyectos: saber orientar diestra y efectivamente todos los recursos de la empresa u organización para cumplir con los objetivos y criterios de éxito de los proyectos a su cargo.

Básicamente nuestra receta –basada en nuestra experiencia en la gestión de proyectos– consta de cuatro pasos:

Paso 1: Desarrollar una actitud positiva frente a la política. “No temas a las tinieblas si llevas la luz dentro de ti”, dice un proverbio hindú. La política –practicada con nobleza de corazón– tiene la condición de poner orden en el mundo a partir de la práctica de las propias virtudes. Esta cualidad es indispensable para cumplir debidamente con los requisitos de un buen Director de Proyectos. La “virtud” del político adquiere especial relevancia si tenemos en cuenta lo que dijimos al principio en relación a que dirigir una empresa o un proyecto requiere de la capacidad de gestionar la complejidad y el caos propios de todo grupo humano brindando orden y coherencia a los esfuerzos colectivos. Sólo así es posible dar cumplimiento a los objetivos de la organización

Paso 2: Fundar cimientos sólidos para la acción política desarrollando una base de autoridad. Siendo la política “el arte de influir en otros”, es importante ser capaz de actuar siempre con consistencia mostrándose ante los demás como una persona competente, empática, decidida a la acción, éticamente sólida y dotada de habilidades comunicacionales. Todas estas cualidades son la base del prestigio personal que todo líder necesita proyectar en sus subordinados para erguirse como tal de manera sólida. Un buen Director de Proyectos jamás exige a otros lo que no es capaz de hacer por sí mismo. A este respecto puede ser útil citar las reflexiones de un par de pensadores chinos que vivieron hace unos 2.500 años. El primero de ellos es Confucio, quien dijo: “El hombre sabio busca lo que desea en su interior; el no sabio, lo busca en los demás”.

La siguiente reflexión es del estratega militar Sun Tzu: “Cuando las órdenes se dan de manera clara, sencilla y consecuente a las tropas, éstas las aceptan. Cuando las órdenes son confusas, contradictorias y cambiantes las tropas no las aceptan o no las entienden. Cuando las órdenes son razonables, justas, sencillas, claras y consecuentes, existe una satisfacción recíproca entre el líder y el grupo”.

Paso 3: Identificar los elementos claves del entorno del proyecto. Un adecuado reconocimiento de las condiciones del entorno en que ha de ejecutarse un proyecto ahorrará al Director de Proyectos muchos sinsabores. Un pequeño cuento de la India puede aportar luz a este respecto: “Ya te he dicho, discípulo –dice el maestro–, que los males del presente son efecto de la ignorancia del pasado; por lo tanto, no tienen remedio. Pero como los males del futuro serán la consecuencia de la ignorancia del presente, tratemos de ser sabios para impedirlos”. Así, un buen Director de Proyectos ha de tener siempre un conocimiento acabado de las condiciones en que dicho proyecto ha de ejecutarse para no cometer errores en la construcción del futuro.

Paso 4: Identifique y lleve a cabo un curso de acción. Nadie sale de viaje sin tener una ruta y un destino previamente definidos. Para llegar a destino es fundamental conocer el camino que se ha de transitar. En el conocimiento del terreno que pisamos está la clave para no tropezar siempre con la misma piedra. Confucio también dijo: “Transporta un puñado de tierra todos los días y construirás una montaña”. Aquí el concepto clave es consistencia en la acción, perseverancia, perspectiva. La mejor manera de llegar a destino es saber hacia dónde debemos caminar.

Resumiendo

Tomando en cuenta todo lo anterior, concluiremos haciendo el parangón entre el Director de Proyectos y el estratego militar. Este último es el general capaz de implementar un plan de acción destinado a alcanzar los objetivos estratégicos diseñados por el Alto Mando. El general prusiano Klaus von Clausewitz, padre de la estrategia militar moderna, escribió en su obra clave “De la Guerra”:

“La estrategia es el uso de las batallas para alcanzar el objetivo de la guerra. Por lo tanto, debe imprimir un propósito a toda la acción militar, propósito que debe concordar con el objetivo de la guerra. En otras palabras, la estrategia traza el plan de la guerra y, para el propósito aludido, añade la serie de actos que conducirán a ese propósito; es decir, traza los planes para las campañas por separado y prepara las batallas que serán libradas en cada una de ellas”.

Clausewitz hace ver además la necesidad de que todas las decisiones se tomen considerando las circunstancias cambiantes del escenario del conflicto –que, desde el punto de vista del Director de Proyectos es el escenario en que se ejecuta el proyecto–. Y concluye que la estrategia ha de estar siempre presente en el campo de batalla …

“para concertar esos detalles sobre el terreno y hacer las modificaciones al plan general, cosa que es en todo momento necesaria. En consecuencia, la estrategia no puede ni por un instante dejar de ejercer su tarea. Tal punto de vista no siempre había sido adoptado, al menos en cuanto al conjunto, lo cual se pone de manifiesto por la antigua costumbre de mantener a la estrategia en los despachos y no en el seno del ejército. Esto sólo es aceptable si el despacho permanece tan próximo al ejército que puede ser considerado como su cuartel general…”.

(“De la Guerra”, Libro III, Capítulo I)

Dos conclusiones pueden ser extraídas de esta lectura: primero, la concepción de que los objetivos militares (organizacionales) han de supeditarse siempre a los objetivos políticos; segundo, la necesidad de abordar la misión de alcanzar dichos objetivos desde el terreno mismo, es decir, desde el conocimiento directo de la realidad.

Estas dos conclusiones son absolutamente extrapolables a la realidad del Director de Proyectos que para todos los efectos ha de actuar frente a los objetivos de la organización como un estratego militar, y frente al personal a su cargo como un político. El escenario de la “guerra” es aquí la realidad misma en que se ha de ejecutar el proyecto y las batallas representan las relaciones con los distintos actores involucrados en el ambiente del proyecto. Así, su tarea específica es articular en forma coherente los esfuerzos de todos en función del objetivo común fijado por el “Alto Mando”.

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