Inicio > Gestión de Proyectos, Planificación de Proyectos, PMO > La estimación realista (La Nueva Dirección de Proyectos de J. Davidson Frame)

La estimación realista (La Nueva Dirección de Proyectos de J. Davidson Frame)

Pase el año 2008 asesorando a una empresa en mejorar las prácticas de dirección de proyectos. Trabajé con varios jefes de proyectos y equipos. El área estaba con muchos problemas en la gestión de proyectos:

  • Muchos proyectos y pocos terminados
  •  Imposibilidad de seguimiento
  •  Soluciones entregadas incompletas
  •  Muchos problemas y pocas soluciones
  •  Lo urgente supera lo importante
  •  Los problemas se convierten en crisis

Estos problemas es cierto que no son algo particular de esa empresa. En una organización detrás de otra, oigo lo mismo: “Tenemos que cumplir con nuestro trabajo con recursos insuficientes”. Habiendo trabajado en una gran cantidad de organizaciones, he llegado a la conclusión que la mayoría de los proyectos que se llevan a cabo reciben entre un 20 y el 30% menos de recursos de los que necesitan. Lo que es particularmente molesto de esta situación es que el desborde de los presupuestos y plazos son parte constitutiva de estos proyectos. Si nos hemos comprometido a hacer el trabajo de 1.000 horas en un 1 mes con 700 horas, algo va a tener que cambiar. Obviamente, con 700 horas no cumpliré lo que pensaba o dije que iba hacer con las 1.000 horas, por lo tanto, no cumpliré el plazo de 1 mes.

Tirar para abajo conscientemente las previsiones de costos y plazos no es el único índice de mala planificación. Consideren la siguiente lista de problemas. Continuamente subestimamos los problemas técnicos que pueden surgir. Los que hacen las estimaciones, generalmente son aficionados. Normalmente se dan eventos que invalidan nuestras adivinanzas. Somos más reactivos que proactivos. Esperamos que los problemas salgan, antes de preverlos. Nuestros clientes empiezan a cambiar requisitos, con impactos en el presupuesto, alcance y plazos, etc.

En cierta medida, cada incumplimiento de presupuesto y plazos se puede atribuir a una falla en la estimación previa. Incluso cuando la causa de fondo de un desborde es la mala ejecución del proyecto, podemos quejarnos de que las previsiones no tuvieron en cuenta la probabilidad de una mala ejecución.

Causas de las malas estimaciones

En un proyecto típico, hay varias causas de dificultad, que funcionan todas al mismo tiempo y que conspiran para demostrar que nuestras mejores conjeturas son inadecuadas. Algunas de las causas son:

  • Adivinos inexpertos: una de las principales causas de las malas estimaciones es que la gente que las produce no sabe lo que hace. Se les pide a individuos con ciertos conocimientos técnicos y a otros que tienen la responsabilidad de realizar determinadas tareas que calculen lo que les llevará hacer su parte del proyecto. Estos individuos se rascan la cabeza, piensan en experiencias pasadas, hacen un par de llamadas y luego presentan sus pronósticos. Casi nunca tienen una visión conjunta de las cosas. Entonces se reúnen al azar las predicciones aisladas que se han hecho y esto se presenta como la estimación oficial.

Los aficionados caen generalmente en las siguientes trampas.

  • Tienden a ser optimistas
  • Tienden a olvidar cosas
  • No siguen ninguna metodología
  • Discontinuidad entre las fases de Ventas e Implementación: el personal de venta tropieza con un problema común: prometen a los clientes componentes y servicios que el personal de proyecto y operación no pueden proveer.
  • Malas estimaciones técnicas: el futuro siempre es incierto. Conviene que quienes hacen estimaciones, supongan siempre lo peor. Deben ser escépticos contra todo pronóstico que indique que todo va a funcionar bien la primera vez.

Una consecuencia injusta de los pronósticos inexactos es que los equipos de proyecto no pueden cumplir con plazos y presupuestos, se atribuye esos problemas a una mala ejecución y se culpa a los miembros del equipo por su incompetencia.

(Parte del libro: La Nueva Dirección de Proyectos de J. Davidson Frame)

Anuncios
  1. Aún no hay comentarios.
  1. No trackbacks yet.

Nos encantaria que comentes, gracias

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: