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Lanzamiento y ejecución del proyecto

Llegó la hora de lanzar nuestro proyecto. Las cuatro dimensiones primordiales, Alcance, Plazo, Costo y Calidad ya fueron analizadas, determinadas y superadas. Sin embargo, el proceso no ha concluido, de hecho, recién comienza. Llega el momento en que el Jefe de Proyectos debe vigilar toda acción en curso.

Así, el Project Manager focaliza su energía para identificar las tareas que están con falencias y por supuesto las que ya se encuentran “fuera de control” y que requieren acciones correctivas urgentes. La finalidad es asegurar que el equipo cumpla satisfactoriamente con las metas del plan de proyecto.

Para ello, tendrá que responder a preguntas básicas como: ¿Cuál es el mejor método para supervisar el proyecto en curso? Si una tarea se marca como “fuera de control”, ¿qué acción o acciones deben emprenderse? ¿Quién debe ser el responsable del control de un proyecto?

Sin un plan base no se puede controlar un proyecto y, por ende, corregir sus desviaciones. Mientras un proyecto se está realizando es necesario supervisar el avance, lo que incluye medir el progreso real y compararlo con el planificado. Si en cualquier momento del proyecto esta comparación muestra que se está retrasado, que se está excediendo el presupuesto o que no se cumple con las especificaciones técnicas, es necesario llevar a cabo acciones correctivas.

OJO, debemos tener presente lo siguiente…

  1. El seguimiento del proyecto se realiza con la finalidad de asegurar que el equipo cumple satisfactoriamente con las metas del plan de proyecto y debe ser llevado a cabo por el Jefe de Proyectos y los líderes de equipos.
  2. Para confirmar los compromisos de recursos del proyecto, lo primero es preparar los planes iniciales de trabajo, pidiendo a los responsables de cada entrega que verifiquen sus listas de tareas (Matriz de Responsabilidad).
  3. Un hito es un suceso importante que puede medirse en el ciclo de vida del proyecto. Imagine los hitos como “postes indicativos” que señalan la ruta hasta el último poste: finalización o cierre del proyecto.
  4. En caso de desvíos, lo que NO debemos hacer es ignorar lo que está pasando; eliminar requerimientos sin negociar y acordar con los stakeholders; reducir tiempos de integración; retirar riesgos del plan, ni sobreasignar a la gente del equipo en forma permanente.
  5. Un cambio importante es mucho más serio y necesita de escrutinio más detallado. Estos cambios son propiciados por: El cliente; El usuario final; El patrocinador; y  Las áreas técnicas.
  6. El cliente y el patrocinador del proyecto deben aprobar todos los cambios importantes antes de que se tomen medidas para volver a planificar.
  7. En la reunión de lanzamiento se busca la aceptación de todos de que el proyecto está bien planificado. Debe convencerles de que, con la cooperación que presten, es capaz de conseguir los objetivos.
(Extracto del curso “Dirección de Proyectos” de eClass del profesor Ignacio Orrego C.)
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