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El Control y Seguimiento del Proyecto

Imagine el plan de proyecto perfecto, un plan basado en necesidades y objetivos reales y precisos de su cliente y usuarios; una estimación con técnicas formales basadas en estadísticas de productividad, y un equipo de trabajo sumamente capaz. Todo parece perfecto, no hay razón alguna por la que este proyecto pudiera fallar, ¿o sí?

Malas noticias: a pesar de las ventajas mencionadas el proyecto podría fallar. Si el líder de proyecto no es capaz de mantener una visión clara y precisa respecto a la situación real del proyecto en todo momento, y/o si no es capaz de reaccionar oportunamente y de manera eficaz ante las desviaciones, el proyecto podría caer dentro de las estadísticas de fracasos.

Para mantener esa visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto se necesita contar con información precisa de lo que está ocurriendo en todo momento. Es mejor escuchar al padre de la calidad, William Edwards Deming, cuando dice: “En Dios confiamos, los demás traigan datos”. No basta con confiar en un simple “vamos bien” como respuesta cuando su equipo le reporta el estado del proyecto.

Por eso creemos necesario tener los siguientes aspectos en consideración:

  1. Para mantener la visibilidad sobre lo que ocurre en el proyecto se necesita contar con información precisa de lo que está ocurriendo en todo momento.
  2. Ser líder de proyecto es más que identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo, o dar instrucciones y confiar en que el equipo las va a seguir al pie de la letra. Es muy importante hacer todo lo anterior, pero el plan puede empolvarse y descomponerse más pronto de lo que se imagina si no se tiene el cuidado necesario para que éste se cumpla.
  3. El seguimiento del proyecto consiste en proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, esto para identificar oportunamente cualquier desviación con respecto a lo planificado.
  4. Entre más pronto se identifiquen las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Por ello, se deben buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia.
  5. Existen una serie de técnicas básicas que, normalmente, utilizamos para realizar el seguimiento. Entre ellas se encuentran las reuniones, las revisiones, los reportes y software de administración.

(Este artículo forma parte del curso “Dirección de Proyectos” de eClass del profesor Ignacio Orrego C.)

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