Métricas

Imagínese conduciendo un vehículo cuyo velocímetro no funciona. Probablemente se sentirá muy incómodo. No sabría a que velocidad viaja y si ha pasado los límites de velocidad en la ciudad, por lo que correría el riesgo que le cobrasen una multa. Podría decidir ir a la misma velocidad que los otros vehículos, pero cuando viera a los carabineros deteniéndolos, podría inferir que no es una buena idea. Sin el cuentakilómetros, tendría un alto nivel de incertidumbre acerca de su actuación como conductor.

Nuestras vidas, en general, están llenas de medidas. Al despertarnos por la mañana nos pesamos en la balanza. Luego vamos a la cocina y nos servimos el desayuno, llenamos 1,5 litros de agua en la cafetera, nos servimos una cucharada de café y dos de azúcar. Nos demoramos 20 minutos en el baño. Nos arreglamos y vemos con preocupación que nos quedan 40 minutos para llegar a la oficina. Si la micro pasa inmediatamente, estaremos en 20 minutos, de lo contrario, la espera en el paradero es de unos 15 minutos. Luego, almorzamos al mediodía y nos vamos después de las 18:30 horas a nuestra casa.

Lord Kelvin, matemático irlandés, mencionó “que si algo no puede medirse tiene poco valor para la ciencia”. Kelvin es un científico reconocido. El papel de la medida en la ciencia y la ingeniería es obvio, pero es menos obvio en el management, pero hoy en día es de gran importancia. ¿Cómo sabremos si el proyecto finalizó bien?

Por lo general, uno se encuentra con mucha resistencia a los intentos de calibrar o medir el trabajo. El argumento que se encuentra a menudo es “¡Hay cosas que simplemente no se pueden medir!”.

La medición sirve para diversas funciones en la dirección de proyectos. Su uso barca desde la definición del objetivo sin ambigüedades, pasando por monitoreo de los logros, hasta la incorporación de métodos y técnicas sencillas de control, seguimiento y cierre del proyecto. La medición implica claridad, y la posibilidad de ir evaluando y corrigiendo inmediatamente, si existieran desviaciones.

Algunos de los usos claves de la medición en proyectos se explican a continuación:

Definir el objetivo claramente

Es muy importante definir el objetivo del proyecto con metas claras. Una buena forma es incorporar medidas verificables, como por ejemplo, el costo de inversión del proyecto, su fecha de entrega. El objetivo debe ser breve y conciso.

Seguimiento del rendimiento

Al decir “hacer el proyecto lo más rápido posible”, aporta mucha ambigüedad, cada stakeholders (proveedor, contratistas, miembros de equipo, gerentes, jefe del proyecto, etc.) lo interpretan con diferentes visiones y la que le convenga a cada uno de ellos. Por ejemplo, si le dicen a Jaime que tiene dos semanas para escribir el capítulo 3 de un manual de usuario para un sistema de software que su empresa se encuentra desarrollando. El capítulo tiene un largo determinado de 30 páginas, incluyendo 8 dibujos y 2 tablas. Al finalizar la primera semana ha escrito sólo diez páginas del manuscrito, ha hecho dos dibujos y una tabla. Cuando el Jefe de Proyecto tome contacto con él para determinar cuánto ha avanzado, ¿cómo debe informar?

Podría decir “estoy un poco retrasado, pero con algún esfuerzo cumpliré el plazo”. El problema de esta respuesta es que proporciona pocos detalles para emitir un juicio acerca de la real situación. ¿Sabemos lo que hará falta para completar el trabajo a tiempo?

Ahora, veamos una respuesta más numérica para este ejemplo. Si estimamos que para este capítulo puede producir 15 páginas, 4 dibujos y una tabla por semana. Si si sigue trabajando a este ritmo, calcula que se retrasará una semana. Ya que al cabo de las dos semanas, habrá realizado 20 páginas, 4 dibujos y las dos tablas. Según estas medidas, podría cumplir con el plazo si asignamos a otra persona en la tarea. Esto mismo, se puede extender con los costos del proyecto y otras dimensiones.

Premiar / Castigar conductas

Es importante evaluar a las personas que son parte del proyecto. En la evaluación de rendimiento los factores cualitativos cumplen claramente una función importante. Cosas tan difíciles de medir como la actitud, el compromiso, la entrega y predisposición para trabajar en equipo. Claramente, éstos deben venir acompañados o reforzarse con medidas objetivas. Si no colocamos medidas en los objetivos o metas individuales, corremos el riesgo de dejarnos llevar por una “buena sensación” o “mala sensación”.

Evaluación activa

Un equipo de proyecto eficaz siempre está dispuesto a aprender de lo que está haciendo. Promueve la evaluación animando al equipo para que se cuestione la forma en que se ha realizado el trabajo del proyecto. Esto es válido cuándo los asuntos se resuelven haciendo preguntas relevantes. No hay normas para la evaluación, es importante dejar al equipo del proyecto que se centre en identificar oportunidades para aprender.

Evaluación posterior al proyecto

Durante el proyecto debemos obtener todo tipo de información que nos sirva para futuras acciones con otros proyectos. Pero es importante destacar que dicha información debe traspasarse en forma pasiva y en forma activa. La forma pasiva tiene relación con documentación escrita y formal, que debe distribuirse a las personas que participaron en el proyecto y otros equipos de proyectos. Muchas de las mejoras que se detectan se traducen en potenciar los procesos, sistemas y procedimientos actuales que cuenta la empresa.

Conviene realizar una evaluación posterior cuestionando:

  • cómo se ha realizado el trabajo;
  • los procesos y procedimientos empleados;
  • cómo dirigió los riesgos y los asuntos;
  • la eficacia de la dirección de los sponsor.

Recuerde que el objetivo final de todo proyecto, desde el punto de vista de la práctica de gestión de proyectos, es aprender, para mejorar los resultados en futuros proyectos

Una evaluación técnica inicial intente demostrar que se han obtenido los mejores resultados con las habilidades, la experiencia y la tecnología disponible durante todo el proyecto. Al respecto, es necesario que el equipo se preocupe de:

  • dónde se consiguieron los éxitos;
  • dónde hubo problemas técnicos;
  • cómo se fomentó la creatividad y la innovación durante el proyecto.

La otra evaluación es la comercial, que se realiza varios meses después de haber finalizado el proyecto. Incluso el proyecto ya se encuentra en operación. La dificultan está en que se traslada a otra unidad o a otras personas, que sean responsables de la actividad de evaluación en curso. Sin embargo, es importante para el Equipo del Proyecto conseguir un informe en algún momento acordado tras la finalización del mismo. ¿Valió la pena realizar todo el esfuerzo para finalizar este proyecto? ¿Qué le ha significado a la empresa? ¿Hemos complacido al cliente? ¿Se lograron todos los beneficios que esperábamos? ¿Cumplimos en Costo, Tiempo y Desempeño?

Indicadores del proyecto

Son un conjunto de medidas para evaluar de un modo objetivo los resultados. A continuación se muestran algunas medidas a modo de ejemplo:

  • Indicadores económicos.
    • Facturación del proyecto.
    • Margen del proyecto: Diferencia entre ingresos y costos, en valor absoluto y en porcentaje.
    • Beneficio del proyecto.
    • Costo por hora trabajada.
    • Precio de venta de la hora trabajada.
    • Componentes del costo del proyecto. Son los porcentajes del costo total del proyecto dedicados a cada uno de estos apartados.
      • Valor relativo del esfuerzo propio.
      • Valor relativo de las subcontrataciones.
      • Valor relativo de los suministros.
  • Indicadores financieros
    • Valor actual neto del proyecto: son los flujos monetarios del proyecto, es el número de años o meses desde que se produjo el flujo monetario y es la inflación anual o mensual acumulada desde entonces.
    • Tasa de rendimiento () interno del proyecto.
  • Indicadores de ocupación laboral. Indican la cantidad de personal para cada proyecto, su tasa de ocupación y como consecuencia si sobra o falta gente.
    • Carga de trabajo: Número de horas para realizar un trabajo.
    • Número de personas necesarias para el proyecto.
    • Índice de ocupación.
  • Indicadores de gestión. Hay cuatro indicadores de la calidad de este apartado:
    • Plazo de ejecución.
    • Costo (global y por tareas)
    • Margen.
    • Contingencias.
Anuncios
  1. Aún no hay comentarios.
  1. No trackbacks yet.

Nos encantaria que comentes, gracias

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: